Como fazer um planejamento logístico para eventos de Trail Run?

O planejamento logístico de uma trail run ou uma corrida por trilha(s) não se limita somente ao que deve acontecer no dia do grande evento, mas passa por muita cautela durante a definição do caminho e a divulgação de informações importantes, por exemplo, chegando até a preocupação com qual infraestrutura será necessária para a quantidade de atletas inscritos.

As principais provas do Brasil nessa modalidade são reconhecidas tanto por paisagens incríveis quanto por histórias de gente que fechou o pacote de fotografia com antecedência – justamente por causa das paisagens – e, no dia do evento, pegou uma chuva danada!

Algumas coisas são impossíveis de evitar, mas muito cabe aos organizadores, inclusive criar os Planos B, C, D, para evitar que a situação fuja do controle. Precisando de uma ajudinha? Continue a leitura.

O que é trail run?

Antes de pensar sobre planejar uma trail run ou participar dela, você precisa entender o que é esse esporte, que se caracteriza como uma corrida na natureza, por uma única trilha (single track) ou várias, emocionante e linda ao mesmo tempo, com mais ou menos obstáculos a depender da rota definida.

E saiba que ela requer dos participantes mais do que só um calçado adequado, bem como exige dos organizadores um cuidado diferenciado do começo ao fim de seu planejamento e de sua execução!

O esporte trail running pode acontecer, de acordo com a Confederação Brasileira de Atletismo, em vários terrenos, de matas mais fechadas e florestas a campos abertos, ou mesmo em percursos que tenham ruas – desde que a rota asfaltada represente até 20% do total do caminho e não mais do que isso.

Durante as competições, os atletas acabam passando por montanhas, vales, rios e riachos, entre outros cenários, o que vai exigir bastante do corpo e da mente e, sem dúvidas, vai ser de tirar o fôlego (inclusive no sentido literal!).

Por essas e outras razões, cada detalhe precisa ser levado em consideração.

Quais as etapas de organização de eventos trail run?

Traçado do percurso ou elaboração de roteiro; definição, aquisição e implementação da infraestrutura adequada; divulgação e cadastro de participantes; envios de informativos e comunicação direta com os atletas inscritos e recolha de feedbacks: essas são as etapas mais importantes da elaboração e organização de eventos trail run.

Traçado do percurso

Nesta primeira etapa, quem organiza a trail run precisa levar em consideração os 10 aspectos fundamentais listados abaixo.

1. De onde os atletas vão largar e onde devem chegar.
2. Quais as belezas naturais encontradas durante a(s) trilha(s).
3. O quão desafiadora será a rota.
4. Quais as chances de precisar haver mudanças em decorrência de chuvas ou ventos fortes, por exemplo – com base no histórico dos últimos anos –, e quais mudanças seriam essas.
5. Qual o nível de acessibilidade do trajeto.
6. Como será feita a demarcação do percurso, para evitar que qualquer participante se perca no caminho.
7. Quais outros profissionais precisarão participar do grande dia e como garantir a segurança do evento e dos atletas.
8. Se a rota vai passar por propriedades particulares e se é necessário buscar algum tipo de licença para não enfrentar problemas futuros ou com os próprios corredores.
9. Se existem caminhos alternativos a serem seguidos durante a prova em caso de imprevistos.
10. Por último, mas não menos importante, qual o nível de exclusividade da rota. Algo que fará com que o evento se destaque frente a outros semelhantes.

Cabe ao/à organizador(a) também caminhar pelo percurso, observar fatores estratégicos, fazer anotações e buscar a opinião de outros especialistas, se necessário, incluindo pessoas que trabalhem com análise climática.

Obtenção da infraestrutura adequada

Uma vez ponderados todos os aspectos relacionados ao percurso e anotados fatores importantes durante as caminhadas de reconhecimento da rota (que precisam acontecer com frequência até o dia do evento!), ficará mais fácil identificar o que será necessário em termos de infraestrutura.

Pode colocar na lista: fazer orçamentos, comprar ou alugar os materiais e equipamentos e implementá-los também!

Você mesmo(a) vai resolver tudo? Considere tendas para a retirada dos kits e para pausas dos atletas durante a rota, objetos aplicados na sinalização de todo o caminho, como cones e placas, e um espaço para atendimento de emergências ou até mais espaços, a depender da distância do início ao fim da corrida.

Não esqueça de ponderar a quantidade de atletas envolvidos, o que talvez o(a) leve a voltar para esta etapa depois de concluídas todas as outras, e de considerar, ainda, quais serão os prêmios para 1º a 3º lugares.

Divulgação e cadastro de participantes

Aí você terá, finalmente, chegado à etapa de execução de evento trail run que envolve a divulgação e o cadastro dos participantes, e nada mais justo contar com uma ferramenta online para organização do seu evento esportivo!

Deixe que a tecnologia seja sua amiga nesse momento e facilite a venda de ingressos, o envio e preenchimento de formulários, a coleta de informações para preparar os kits e até viradas de lote se for necessário que elas aconteçam! Palavra de especialistas.

Enquanto isso, trabalhe a comunicação com os participantes...

Comunicação com os participantes

A penúltima etapa da lista é aquela que, como diz o ditado, “só acaba quando termina”.

Simplesmente porque a comunicação com os participantes envolve o envio de informações para eles por WhatsApp ou e-mail e a partilha de notícias através das redes sociais, desde bem antes da corrida até um tempo depois dela.

Sem contar que, se você quiser que ela volte a ser um sucesso numa próxima edição, esse relacionamento nunca pode ser encerrado na verdade.

Abaixo, você confere uma lista com algumas ideias para a divulgação de eventos trail run. Prepara o CTRL C + CTRL V! ⬇

• Faça uma divulgação prévia do percurso, com todos os destaques importantes.
• Explique aos participantes quais são as elevações da rota e onde elas aparecem.
• Antecipe possíveis mudanças em decorrência do clima.
  Não deixe de fazer propaganda das belezas que serão encontradas durante a corrida!
• Incentive quem ainda está em dúvida sobre participar e busque maneiras de fazer os atletas já inscritos marcarem seus amigos nas publicações para alcançar um público ainda maior.
• Oriente sobre kit de primeiros-socorros e outros equipamentos que talvez precisem ser levados pelos próprios corredores no dia do evento.
• Transmita dicas de alimentação, hidratação, cuidados com o corpo no decorrer do percurso e trajes adequados.
• Apresente cases de sucesso ou histórias de pessoas inspiradoras que praticam a modalidade.

Fale sobre os valores para a participação também. Não tem problema nenhum mencioná-los.

Coleta de feedbacks

Enfim, depois que tudo acontecer, pergunte a opinião dos participantes e também de quem trabalhar ao seu lado na organização, no apoio e na segurança. Só assim você consegue mensurar resultados para saber o que já está bom e o que pode melhorar para as próximas vezes.

Mas, antes disso, atenção para o regulamento!

Como fazer um regulamento para eventos trail run?

Crie um documento que contenha sua logomarca no cabeçalho e, dentro dele, informe o nome da sua empresa (que realiza o evento), o nome de apoiadores e patrocinadores esportivos, se houver, a(s) distância(s) do percurso, dia e horário da prova, local, detalhes sobre onde e quando acontecerá a concentração e qual o tempo previsto para conclusão da corrida.

Informe também a idade mínima dos participantes, como deverão ser feitas as inscrições e retiradas de kits, o que estará contido em cada kit e detalhes da premiação.

Separe outros trechos do seu regulamento só para destacar as condições físicas exigidas dos atletas participantes, a necessidade ou não da apresentação de comprovante de aptidão assinado por um médico, regras de cancelamento e reembolso ou transferência dos ingressos, recomendações de segurança e disposições gerais.

E destaque que tudo acontece de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Você pode usar o modelo de regulamento para evento esportivo produzido pela Atletis se precisar de uma base para o seu!

Ainda não se sente pronto(a)? Acha que falta alguma coisa? Continue a leitura.

5 dicas e estratégias para promover eventos trail run que surpreendem organizadores e atletas

Nada melhor para a promoção de eventos trail run do que sinalizar aos atletas quais erros costumam acontecer de forma mais comum nesse tipo de evento e transmitir orientações relacionadas aos treinamentos.

Some às informações úteis publicadas, por exemplo, nas redes sociais da competição, menções sutis sobre tudo o que está sendo organizado e sobre a infraestrutura diferenciada, a apresentação discreta do valor dos ingressos – com ênfase aos formatos flexíveis de pagamento – e detalhes sobre o formato de inscrição online.

Numa outra postagem, você pode apresentar o kit dos corredores e, na próxima, algumas cenas das paisagens que serão encontradas pelo caminho.

1.  Mostre que você se preocupa com os participantes

Promova o seu evento mostrando que você realmente prioriza o bem-estar de todo mundo, inclusive deixando claro se ele é uma corrida para iniciantes ou não. Quem está começando na modalidade e escolhe a prova errada acaba perdendo a confiança para seguir em frente logo de cara.

2.  Apresente dicas de treinamento pré-corrida

Insista que os competidores trabalhem o fortalecimento dos músculos com meses ou, pelo menos, semanas de antecedência e diga que só assim será possível evitar lesões musculares.

Informe que treinar só no asfalto pode não prepará-los adequadamente para a trail run e que é melhor monitorar mais o esforço empregado em cada trecho do que o pace ou ritmo das passadas.

Explique, com mais detalhes, o que é a altimetria da prova e porque é tão importante para cada participante levar os números em consideração. A atenção, durante os treinos, a trajetos com subidas muito inclinadas ou descidas que saltam aos olhos pode contribuir com o equilíbrio físico e mental no dia da corrida.

3.  Deixe bem claro o que é obrigatório e o que é opcional

A orientação é de que todos levem uma mochila com um kit primeiros socorros apesar de você ter o serviço médico disponível para os atletas? Deixe clara essa informação e apresente também opcionais sugeridos, como:

• protetor solar;
• viseira e/ou óculos de sol;
• repelente;
• calça no lugar do shorts; e
• meias extras.

Entre outros itens.

4.  Oriente sobre o planejamento

Fale do consumo de alimentos durante o evento, das pausas para água e de como uma trail run é diferente de qualquer outro tipo de corrida e precisa ser pensada de forma diferente pelos corredores também.

Conte suas próprias experiências, se achar que vale, e aproveite para falar do percurso da sua prova, fazendo uma propaganda bem natural sobre ele.

5.  Simplifique a parte burocrática

Finalmente, para tornar a experiência mais completa e humanizada, uma última dica é investir em simplificar a parte burocrática. Lembra da tecnologia usada como aliada, lá no momento de cadastrar os participantes? Então! Tudo começa aí.

Coloque-se no lugar dos competidores: nada melhor do que entrar numa plataforma profissional de organização de eventos como a Atletis, digitar a expressão “trail run” e ter a possibilidade de se cadastrar de bate e pronto, coletar as informações necessárias e deixar até o tamanho de camiseta desejado no kit!

Aliás, pense na sua rotina também... De onde você estiver, com apenas alguns cliques, você cria o evento, divulga, promove e ainda controla o dinheiro que vai para o seu bolso através da venda de ingressos.

Pois agora parece que não existem mais motivos para adiar uma organização impecável, não é? Considere dada a largada e bom trabalho por aí.