Planejamento financeiro para evento esportivo: guia completo

Para fazer um bom planejamento financeiro para eventos esportivos, faça um cálculo inicial do orçamento necessário, crie estratégias de captação de receita a partir de patrocínios e inscrições e faça um acompanhamento de custos de forma eficiente.

Se até as Olimpíadas sofreram com falhas no planejamento financeiro, imagine o que pode acontecer com eventos esportivos menores. O Comitê Organizador da edição Rio 2016 estimou um orçamento de R$ 7,4 bilhões, mas o custo final ultrapassou os R$ 9 bilhões – 21,6% além do previsto!

Agora, pense na sua competição: você tem um orçamento sólido ou está apenas esperando que tudo se encaixe no final? Planejar o financeiro com atenção não só evita prejuízos, como é a garantia da viabilidade das provas – e da maximização dos lucros!

Neste guia, você vai aprender como organizar as finanças de um evento esportivo, seja ele um torneio local ou uma competição de grande porte. Pode confiar!

Por que o planejamento financeiro para eventos esportivos é importante?

O planejamento financeiro é importante porque é o primeiro passo para organizar eventos esportivos. Seu trabalho, neste momento, se resume em antecipar riscos, alocar recursos com inteligência e garantir que cada decisão – da contratação de fornecedores à venda de inscrições – tenha um propósito claro: viabilizar o grande dia sem sustos no caixa.

Tudo isso permite que você fuja ou, no mínimo, se prepare para custos ocultos que podem prejudicar o bolso, como taxas de plataformas de pagamento, licenças sanitárias, logística de limpeza... Todos detalhes que, quando negligenciados, viram rombos no orçamento.

Além disso, quando você sabe exatamente quanto custa cada aspecto, consegue precificar inscrições e estimar patrocínios com precisão, e não “no chute”, ganhando mais segurança para investir em atrações que aumentam o valor percebido (e justificam preços mais altos).

Exemplo prático: Olimpíadas do Rio 2016

Pense no exemplo das Olimpíadas do Rio 2016: o planejamento financeiro não evitou o déficit, já que um relatório do Tribunal de Contas da União (TCU) apontou que a falta de controle sobre contratos de terceirizados custou algumas dezenas de milhões ao caixa, que já tinha sido mal estimado em R$ 1,6 bi.

Para seu evento, a lógica segue a mesma, mas em escala reduzida, portanto:

1. Mapeie todas as despesas, das mais óbvias, como o aluguel do espaço, às invisíveis, a exemplo dos seguros para eventos esportivos.
2. Monitore entradas e saídas em tempo real, para poder ajustar estratégias conforme necessário.

Próximo passo: sair do papel. Nos tópicos abaixo, você entende como planejar seu financeiro e descobrir fontes de receita que talvez possa estar deixando “passar batido”.

Passo a passo simples para organizar as finanças do seu evento esportivo

1. Liste todas as despesas: separe custos fixos, como locação e equipe técnica, e variáveis, tipo brindes e alimentação. Quanto mais detalhada for essa lista, menor o risco de gastos inesperados.
2. Defina um orçamento realista: baseie-se em provas anteriores ou em pesquisas de mercado para evitar subestimar custos.
3. Faça projeção de receita: além da venda de inscrições, explore múltiplas fontes de receita, a exemplo de patrocínios e parcerias.
4. Controle e ajuste o orçamento: use uma planilha ou, preferencialmente, uma plataforma de gestão de eventos esportivos para acompanhar cada entrada e saída em tempo real e evitar déficits.

Esse é só um guia básico, mas já serve de start para sair do zero e desenvolver a melhor estratégia financeira para seu evento esportivo! Agora, aos detalhes.

Como calcular um orçamento realista para evento esportivo?

Para evitar que um orçamento mal planejado transforme uma oportunidade de brilhar num vexame nacional, o primeiro passo é iniciar a sua gestão de custos do evento esportivo categorizando-os corretamente entre gastos fixos e variáveis.

Para organizar tudo isso na prática, você pode começar criando uma planilha com quatro colunas – descrição do item, custo estimado, custo real e previsão de quantidade, para elementos variáveis – e ir ajustando suas previsões ao longo do planejamento.

5 fontes de receita extra para eventos esportivos

A diversificação de receita é a chave para cobrir custos e dar um pump no lucro – e você não precisa coordenar uma maratona internacional para aplicar essas estratégias. Confira cinco fatores que podem ajudar a custear o grande dia!

1. Patrocínios

Muito além de logos em camisetas, patrocinadores não querem apenas expor sua marca: eles buscam engajamento real com o público e, se você pode proporcionar isso, a parceria tem tudo para ser benéfica para ambos os lados. 

Uma boa forma de fazer captação de patrocínio para seu evento esportivo é segmentar o apoio em cotas, que oferecem diferentes benefícios aos apoiadores. Quer uma ideia?

• Bronze: logo no material de divulgação + 1 postagem nas redes oficiais da prova.
• Prata: espaço em estandes no grande dia + menção em entrevistas + logo no material da divulgação.
• Ouro: direitos de nome, podendo ter a marca estampada no título da prova (como a casa de apostas Betano fez com o Brasileirão de futebol) + participação na premiação + logo no material da divulgação.

Em 2023, por exemplo, a Meia Maratona de São Paulo firmou uma parceria com a Adidas, agregando ao evento o peso de uma marca internacional – e a qualidade que agrada todo mundo – na confecção das camisetas que compuseram o kit dos atletas. Jogada perfeita!

Quer mais boas ideias para proposta de patrocínio esportivo? Já saiu aqui no blog, é só conferir – assim como estes outros conteúdos sobre o assunto:

2. Parcerias com influenciadores

Influenciadores esportivos – ou de nutrição, lifestyle saudável e de saúde em geral – podem ser aliados de peso para atrair mais público e receita extra. A ideia, aqui, é a troca de valor: ofereça inscrições gratuitas ou espaço em estandes em troca de divulgação para nichos variados.

Outra opção é oferecer cupons de desconto exclusivos para os seguidores da personalidade se inscreverem na sua competição. Assim, a pessoa influenciadora beneficia os seguidores e você consegue rastrear a efetividade da parceria com base em quantos participantes usaram o benefício.

3. Food trucks e espaços comerciais

Alocar espaços para food trucks ou marcas locais é outra fonte de receita muitas vezes subestimada. Não cometa esse erro! Cobrar de R$ 500 a R$ 2 mil por vaga (dependendo do porte do grande dia) vai gerar muita grana extra para o seu caixa, e você ainda pode riscar o custo com alimentação do seu orçamento, já que os parceiros dariam conta do recado.

Só não esqueça de divulgar esse diferencial também, hein! 

4. Experiências exclusivas (VIP)

Criar oportunidades diferenciadas dentro do evento pode atrair um público disposto a pagar mais por benefícios especiais, mas você precisa garantir que os pacotes VIP oferecem vantagens que vão além do comum, proporcionando momentos inesquecíveis aos participantes.

Uma estratégia eficaz é estruturar pacotes que agreguem valor real, como:

• Áreas exclusivas com vista privilegiada, lounges sofisticados e serviços premium, como open bar ou catering especial.
•  Acesso aos bastidores, permitindo que os participantes conheçam os preparativos do evento, conversem com organizadores ou assistam aos treinos dos atletas.
•  Encontros com atletas, incluindo sessões de fotos, autógrafos e interações exclusivas.
•  Kits personalizados, com itens colecionáveis, camisetas exclusivas e outros brindes diferenciados.

Ao oferecer experiências VIP bem estruturadas, você não apenas gera receita extra, mas também cria um senso de exclusividade e desejo, tornando a competição ainda mais atrativa para patrocinadores e público.

5. Licenciamento para conteúdo pago e transmissão ao vivo

Já pensou em transmitir a prova para o público que ficou em casa e ainda ganhar dinheiro com isso? Se a sua organização já tem um certo nome na praça, você pode buscar por veículos que se interessem em transmiti-lo ou gravá-lo de alguma forma.

Aqui vão duas boas ideias! 

• Live exclusiva: venda o acesso ao stream online por um valor fixo ou faça transmissões exclusivas de bastidores para membros no canal do YouTube da sua marca.
• Pós-evento: revenda vídeos highlights ou entrevistas com atletas (não esqueça de deixar tudo isso claro no momento de inscrição e de providenciar um contrato de uso de imagem).

Tudo isso vai ser uma mão na roda e ajudar você a cobrir os custos necessários para realização do grande dia. Por falar nisso, de olho neles! 

Custos a considerar no planejamento do seu evento esportivo

• Taxas de plataformas de pagamento: se você for realizar inscrições online – algo indispensável hoje em dia – não esqueça das taxas de serviço das plataformas, que geralmente variam entre 7% e 10% do valor da venda. 
• Limpeza pós-evento: a estrutura pode ser desmontada, mas a sujeira fica. Muitos organizadores calculam os custos com a estrutura apenas para o pré-evento, mas se esquecem da necessidade de uma operação eficiente após o término. Você não vai querer multas contratuais ou reclamações de parceiros e fornecedores, né?
• Transporte e logística de equipamentos: cadeiras, tendas, equipamentos de som, iluminação… Tudo isso precisa ser transportado e instalado no local da prova. O custo do frete, deslocamento de equipe técnica e armazenamento temporário pode não parecer grande no início, mas, quando somado ao longo do projeto, vira um gasto expressivo.
• Licenças e autorizações: alvarás de funcionamento, licenças ambientais, taxas para uso de espaço público, autorizações do Corpo de Bombeiros e outros órgãos reguladores comem uma boa fatia do orçamento. Contabilize-as desde o início.
• Hospedagem e deslocamento de equipe: se a competição envolve equipes técnicas, árbitros ou até mesmo atletas convidados, os custos com transporte, alimentação e hospedagem devem estar na planilha, driblando qualquer contratempo de última hora que possa embolar seu planejamento.

Por fim, basta precificar o valor das inscrições para que você não tenha prejuízo no fim das contas!

Como precificar inscrições para cobrir os custos do meu evento esportivo?

O ideal é encontrar um equilíbrio entre custos operacionais, valor percebido pelo público e demanda real. Para isso, existe uma fórmula simples que serve como ponto de partida:

Essa é a fórmula básica, mas a precificação pode – e deve – ter a adaptabilidade que eventos esportivos demandam para maximizar a receita e esgotar as vagas. Por isso, depois de calcular o preço-base, você ainda pode refiná-lo com fatores que influenciam a percepção de valor e a demanda, afinal, competições com alta procura sempre justificam um preço maior, enquanto os cupons de desconto são ótimos para impulsionar compras antecipadas e aumentar a taxa de ocupação. 

Viu como é simples definir valores justos para o público e garantir um bom bônus de lucro? Mais fácil que isso, só deixando o trabalho de controle de vendas de inscrições por conta da tecnologia.

Aposte na gestão online para ter um evento digno de campeões

Planejamento financeiro impecável e estratégias de receita só funcionam se você tiver controle total sobre a operação. Plataformas especialistas em eventos esportivos facilitam as inscrições – e a sua vida – resolvendo dois problemas de uma vez: automatização de tarefas repetitivas e centralização de todos os dados em um único lugar.

Na prática, essa ferramenta:

1. Permite criar lotes com preços diferenciados, programar suas viradas de forma automática e vender online com taxas transparentes.
2. Repassa os pagamentos pouco tempo após a prova e direto na sua conta.
3. Emite os comprovantes de inscrições automaticamente para os atletas.
4. Cria uma página exclusiva para o seu evento, pronta para divulgação.
5. Oferece diversas formas de pagamento ao público.
6. E muito mais!

Isso sem mencionar o mais relevante: você ganha tempo para focar no que importa! Enquanto o sistema cuida de cobranças, lembretes e relatórios, você pode se dedicar em negociar parcerias estratégicas, dar atenção total aos participantes e garantir que cada detalhe do evento reflita sua visão e paixão pelo esporte.

Anotou tudo? Então, mãos à obra. Hora de colocar todas as dicas em prática e criar uma experiência esportiva sem igual para sua comunidade!