Como evitar (ou resolver) imprevistos em eventos esportivos

Os maiores imprevistos em eventos esportivos estão relacionados à previsão do tempo, à segurança e a possíveis falhas nos equipamentos, mas dá para fugir de tudo isso planejando cada detalhe e reservando um time para cuidar de cada etapa e garantir que tudo ocorra bem.

Organizar uma competição nunca é uma tarefa fácil, até porque há a possibilidade de muitas coisas sobre as quais você não tem controle algum acontecerem, podendo, simplesmente, arruinar o grande dia.

Quer escapar dessas surpresas desagradáveis? Confira algumas estratégias elaboradas por quem entende de organização de eventos esportivos e se sinta muito mais preparado(a) para a sua próxima competição.

Quais são os principais desafios na organização de eventos esportivos?

Os principais desafios na organização de eventos esportivos são os imprevistos, como mudança de tempo brusca, equipamentos defeituosos e questões de segurança.

Ao contrário do que muita gente pensa, a organização não se resume a montar uma tenda e vender ingressos, o processo vai muito além disso, já que os organizadores precisam se preocupar com:

• orçamento geral;
• patrocínios esportivos;
• infraestrutura e normas de segurança para o local;
• contratações de equipe e de serviços de saúde;
• divulgação online e offline;
• parcerias – com apoiadores ou influencers, por exemplo;
• identificação e check-in dos atletas;
• postos de alimentação e hidratação;
• segurança; e
• outros detalhes específicos.

Incrível como tem tanta coisa acontecendo nos bastidores para que um evento esportivo aconteça de acordo com o plano, né?

E os organizadores precisam trabalhar com muita antecedência para deixar tudo em ordem, por isso, para se precaver de passar por apertos, conheça mais sobre esses possíveis imprevistos e como agir em cada situação.

Como lidar com imprevistos em eventos esportivos?

Para lidar com imprevistos, faça a brincadeira do “pior cenário possível”, e imagine cada coisa que pode dar errado para, então, elaborar um plano B para essas situações. Além disso, fique de olho na previsão do tempo e teste os equipamentos com antecedência para garantir que estejam funcionando.

Imagine a frustração que seria passar semanas preparando um ótimo evento a céu aberto para o público e, justo no dia, começar a chover. Ou então alugar um gerador de energia para uma competição no período noturno e ele dar defeito, deixando todos no escuro.

Dá agonia só de pensar, né?

Então, esteja preparado(a): veja como se precaver diante dos principais imprevistos e como agir em cada situação para garantir a satisfação do público e, claro, a sua paz de espírito.

Como lidar com a previsão do tempo para o seu evento?

Ficar de olho no clima é primordial para o conforto dos atletas e, principalmente, dos espectadores. Mesmo que o esporte em questão não seja tão prejudicado em caso de chuva, é sempre bom ter atenção a esse detalhe, porque condições chuvosas podem deixar o terreno do estacionamento lamacento, dificultar o acesso de pessoas com pouca mobilidade e por aí vai.

Além disso, apesar de a chuva ser, recorrentemente, a maior preocupação, também é bom ter um grande estoque de bebidas geladas e tendas para eventos sediados em períodos de calor intenso.

Confira outras dicas para não ser pego(a) de surpresa!

• Acompanhe a previsão do tempo: mesmo com a data já definida, verifique a previsão todos os dias para identificar qualquer alteração. Assim, você fica mais preparado(a) e já sabe o que esperar do clima.
• Tenha um local reserva em mente: se possível, tenha um segundo local em mente para sediar seu evento no caso de chuva repentina. Dependendo da modalidade, é possível acomodar as pessoas para esperar a chuva passar ou continuar a programação em um local fechado.
• Ofereça tendas: às vezes, a mudança do tempo não é tão brusca, e algumas tendas já resolvem o problema. De toda forma, tenha sempre algumas áreas cobertas para se garantir contra pequenos imprevistos e, mesmo que não chova, o público terá um lugar à sombra para descansar e se refrescar durante o dia.
• Comunique a galera: avise o público que o seu evento estará preparado contra imprevistos. Isso mostra que a organização se preocupa com os detalhes e quer proporcionar a melhor experiência para todo mundo.
• Antecipe-se em relação ao transporte: se você preparou um lugar reserva em caso de mudanças bruscas no tempo, tenha em mãos o contato de profissionais para levar o público até lá.

• Tenha uma equipe de primeiros-socorros à disposição: o problema nem sempre é a chuva, muitas vezes, o calor extremo também pode causar desconforto e atingir pessoas mais sensíveis a altas temperaturas, por isso, tenha profissionais da saúde de prontidão para fazer o atendimento caso alguém passe mal.
• Prepare equipamentos que possam ser úteis nessas situações: aquecedores, ventiladores e capas de chuva são itens fáceis de encontrar e que você pode manter por perto no dia do seu evento. Nunca se sabe quando eles serão úteis.

Com tudo preparado, dificilmente o seu dia será arruinado por causa do clima, mas, se você quiser saber mais e se precaver com estrelinha, confira este outro artigo publicado aqui no blog, que detalha os cuidados com a previsão do tempo para um evento esportivo de sucesso.

Agora, se o seu maior medo é ter problemas com equipamentos, o próximo passo é para você.

Como lidar com equipamentos que não funcionam no dia do evento?

Se, mesmo depois de testar os equipamentos com antecedência e fazer manutenção preventiva, o equipamento necessário para a competição deixar você na mão, a maior indicação é contar com uma equipe técnica à disposição para resolver o problema durante o evento.

Como precaução, você também pode adquirir alguns aparelhos de reserva, além de fazer testes antes de começar as provas. Manter a calma é outro aspecto fundamental em caso de quebras ou defeitos, para se comunicar com clareza e avisar ao público que o imprevisto está sendo resolvido.

Alugar um gerador de energia para garantir que os telões, microfones e caixas de som continuem funcionando caso falte energia elétrica também não é má ideia!

Preocupado(a) com imprevistos relacionados à segurança? Calma que tem solução!

Como garantir a segurança em eventos esportivos?

Para garantir a segurança do público, dos atletas e da sua equipe, faça uma avaliação de risco, contrate uma equipe de segurança e tenha médicos e bombeiros de prontidão.

Qualquer evento com muita gente está sujeito a situações de risco para atletas e espectadores. Um ciclista pode cair de bicicleta, um corredor pode tropeçar durante a corrida ou até sofrer por desidratação, portanto, pense na segurança como um todo e garanta que, em qualquer situação, sua equipe estará pronta para ajudar e garantir a integridade física dos participantes.

Comece avaliando todos os riscos relacionados ao evento e considere o tipo de esporte que será praticado, se haverá torcidas rivais ou mesmo se o trajeto é perigoso.

Em todos os casos, equipes médicas e de segurança são a melhor opção para garantir a saúde das pessoas e evitar possíveis tumultos causados por alguém com ânimos alterados. O segredo é agir rapidamente e usar aparelhos que facilitem a comunicação entre os membros da equipe para que todos tenham ciência do que acontece em cada ponto do local, tornando um possível atendimento ainda mais rápido.

Se o orçamento de custos permitir, a melhor indicação para segurança é investir no controle de acesso ao local e usar detectores de metal que ajudam a inibir pessoas mal-intencionadas.

Você também pode verificar se há a possibilidade de parceria com as autoridades locais. Dependendo da situação, a cidade pode colaborar com equipes médicas, policiais e do Corpo de Bombeiros.

Deu check em toda a lista de precauções? Agora, é só se preparar para dar um show de organização e planejamento!

12 passos para fazer um planejamento adequado para seu evento esportivo

Planejar o orçamento, cuidar do financeiro, escolher o local, estudar a infraestrutura necessária, contratar equipes de segurança e definir como será feita a divulgação são as etapas primordiais de cada planejamento para evento esportivo.

Mas, para além delas, existe uma série de outros passos a serem seguidos por quem quer mandar bem no quesito organização. Confira todos eles!

1. Defina um cronograma detalhado, que servirá como guia para todas as etapas da organização.
2. Procure e estabeleça parcerias com patrocinadores que possam apoiar o seu evento financeiramente ou com recursos.
3. Elabore um planejamento financeiro completo, incluindo orçamento, previsão de receitas e despesas e como cada recurso será alocado.
4. Selecione um local adequado como sede, considerando o tipo de atividade, o público esperado e as facilidades disponíveis.
5. Verifique e providencie toda a documentação e as licenças necessárias para a realização da competição, conforme exigências legais.
6. Planeje e organize toda a infraestrutura necessária, como palcos, som, iluminação, áreas de alimentação, e outros elementos essenciais.
7. Contrate a equipe que vai trabalhar no evento, incluindo profissionais para montagem, suporte técnico, segurança, limpeza, voluntários, entre outros.
8. Realize uma verificação detalhada de todos os equipamentos que serão utilizados, garantindo que estejam em perfeito funcionamento.
9. Crie e execute um plano de marketing e divulgação para atrair o público-alvo, utilizando diferentes canais e estratégias de comunicação.
10. Organize a venda de ingressos, escolhendo as plataformas de venda, criando diferentes categorias ou lotes de ingressos e estabelecendo preços para eles.
11. Garanta a segurança do público, planejando e implementando medidas adequadas, incluindo uma equipe capacitada para fazer o controle de acesso e lidar com emergências.
12. Avalie e inclua outros aspectos relevantes, como logística de transporte, espaço de vestiário, preparação ou aquecimento para participantes e outros serviços adicionais que possam ser necessários.

Quer saber como fazer tudo isso de forma detalhada? Outro artigo publicado aqui no blog mostra um passo a passo completo para fazer o planejamento de um evento esportivo. Você vai perceber que ter um plano vai garantir uma competição muito bem produzida e lhe deixará mais tranquilo(a).

Você também pode usar uma plataforma de organização de eventos esportivos para criar, divulgar e vender os seus ingressos. Contar com essa tecnologia garante uma camada extra de segurança e tranquilidade à sua organização, permitindo que você foque em outros detalhes mais importantes, como a prevenção contra os imprevistos que você acabou de ler.

Ainda assim, lembre-se de que, mesmo se preparando, erros podem acontecer. Se for o caso, aprenda com eles e garanta que as próximas edições sejam ainda melhores!

Sua experiência com eventos Iniciante - começando por conta própria Moderada - quero atrair mais participantes Avançada - presto serviço de organização Nunca organizei - quero começar

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