A gestão de competições esportivas envolve muito planejamento e organização para que tudo saia conforme o desejado, com a arquibancada lotada de torcedores, um verdadeiro show dos atletas e dinheiro no bolso do organizador.
Sem contar que, quando tudo sai como o planejado, quem vai a um evento já encerra a participação se perguntando onde adquirir os ingressos da próxima edição!
Neste artigo, descubra como gerir campeonatos e torneios de todos os portes – sem erros e em apenas seis passos. Entenda de que forma administrar cada etapa desde antes do dia do evento até a desmontagem da estrutura da competição dos seus sonhos.
Como organizar um evento esportivo?
A organização de eventos esportivos depende de um planejamento sólido e que ajuda, inclusive, a evitar gastos desnecessários e confusões. Ela começa na montagem de um checklist com todo o caminho que você vai percorrer até a data da sua competição.
Essa é uma dica valiosa porque as chances de você esquecer de alguma etapa fundamental cai bastante com o controle, afinal, todas as fases do projeto estarão nas suas mãos! Dentre elas:
- definição da(s) modalidade(s) da competição;
- público-alvo do evento;
- atletas ou personalidades convidados;
- equipe de organização;
- materiais necessários;
- distribuição e acomodação dos atletas e da torcida; e
- opções de alimentação.
Levantar todas essas informações – e outras específicas para o seu tipo de competição esportiva – será essencial para fazer um gol de placa no restante do processo. Depois…
O que é necessário para organizar um evento esportivo?
Além do checklist de tudo o que precisa ser feito e disponibilizado, outros pontos fundamentais da organização de torneios são: escolha do tipo de competição e do local, contratação de fornecedores e de responsáveis pela segurança, busca por patrocínios e parcerias e, claro, muito marketing.
Como fazer a gestão de um evento esportivo em 6 passos
Continue a leitura para compreender cada ponto em detalhes!
1. Escolha o tipo de competição
O tipo de competição que o evento vai sediar influenciará em todo o resto do seu planejamento, então, além de definir a(s) modalidade(s) envolvida(s), escolha também o formato: campeonato, torneio, jogos, gincana, partida ou prova avulsa.
- Campeonato: é o tipo de evento mais comum, em que todos os times se enfrentam em pelo menos alguma fase, como o Campeonato Brasileiro de futebol. Costuma ter maior duração e demandar bastante gente envolvida na organização.
- Torneio: é uma competição mais curta que o campeonato, com times se enfrentando em grupos até que sobre um único vencedor.
- Jogos: acontecem em um mesmo evento com diferentes modalidades de esportes. Nesse tipo de evento, as competições ocorrem simultaneamente e em um período curto de tempo.
- Gincana: é a união de várias competições esportivas, geralmente com regras mais flexíveis. Recebe times que podem ser mistos e ter jogadores de diferentes idades e costuma ser associada mais à diversão do que ao prêmio.
- Partida ou prova avulsa: é um evento dedicado a apenas uma prova ou jogo.
Escolhido o tipo de competição, defina onde tudo vai acontecer.
2. Defina o local do evento
O espaço que abriga a competição esportiva deve ser escolhido de acordo com a(s) modalidade(s) e o formato, acomodando tanto o público quanto os participantes e organizadores da melhor forma possível.
Para encontrar e/ou montar uma estrutura confortável e segura a todos, é importante buscar a resposta, pelo menos, das perguntas listadas abaixo.
- Há espaço suficiente para o público aguardado?
- O número de banheiros é suficiente?
- As pessoas vão passar muito calor ou muito frio?
- Consigo começar e encerrar o evento nos dias e horários desejados?
- Os atletas terão onde se preparar antes de competirem?
- É viável montar uma estrutura de praça de alimentação para atletas e torcedores?
- Caso não exista a viabilidade da praça de alimentação, quais alternativas são mais plausíveis?
Também é interessante olhar a previsão do tempo para o evento e entender se ele pode acontecer a céu aberto. Caso o espaço seja público, como a praia ou uma praça, verifique, ainda, se será necessário também pedir autorização ao município e obter um alvará obrigatório para evento esportivo ou documento semelhante.
3. Garanta uma competição segura
Como organizador(a) de um evento, é de sua responsabilidade garantir a segurança dos torcedores, atletas e trabalhadores, por isso, mãos à obra para tornar realidade uma competição exemplar!
- Cuide da limpeza do espaço e oriente a equipe responsável a eliminar sujeiras que podem causar contaminação ou acidentes.
- Contrate especialistas para fazer a fiscalização da entrada e saída de pessoas e revistar o público para impedir acesso com armas e bebidas.
- Prepare os primeiros socorros antes de mais nada, conhecendo as normas específicas de cada cidade para a presença de profissionais médicos e enfermeiros em eventos.
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Em São Paulo, para exemplificar, é obrigatória a contratação de ambulância e profissionais de primeiros socorros quando há mais de 1.500 pessoas no mesmo ambiente, mas, mesmo que seu evento não seja tão grande, um kit emergencial para o caso de lesões nas partidas ou algum incidente com o público pode ser considerado item de extrema importância.
Com a segurança mais do que garantida, você já pode seguir para o próximo ponto do planejamento, que é encontrar os tão concorridos fornecedores!
4. Busque bons fornecedores
Nada como um lindo troféu de premiação ou brindes que os torcedores amam, né? O segredo para consegui-los está em firmar parcerias com bons fornecedores, sejam elas para disponibilizar a alimentação do público presente ou para produzir os kits para os atletas, por exemplo.
A busca por profissionais sérios para trabalhar no seu evento é algo que vale também para vários outros quesitos da organização, como aluguel de som e de equipamentos esportivos.
Para não cair numa furada na hora de fechar negócio e não colocar todo seu evento a perder, busque pelo melhor custo-benefício – não apenas pelo preço mais baixo! – e faça comparações entre os fornecedores, avaliando serviços e materiais.
Além disso, peça referências e busque comentários no Google e nas redes sociais. Imagina as bicicletas alugadas não chegarem a tempo da corrida? Aliás, com fornecedores bons, fica muito mais fácil conseguir patrocínio esportivo ou aquela parceria que você tanto deseja.
5. Invista em patrocínios e parcerias
Se tudo o que você quer é visibilidade para o seu evento, nada mais eficaz do que agregar parceiros e/ou encontrar patrocinadores! Isso ajuda na credibilidade da competição e na venda de ingressos.
E, às vezes, alguns tipos de patrocínio esportivo ainda ajudam com uma verba a mais no caixa. Daí a importância de buscar empresas ou pessoas que deem aquele match com você e os atletas.
Faça as contas dos custos do evento esportivo e proponha ações!
Que tal distribuir energéticos ou viseiras de marcas famosas que queiram se unir à sua competição? Tudo isso pode agregar experiências a quem participa daquele momento tão especial, o que terá ótimos impactos positivos, entre outras coisas, na divulgação.
6. Faça muito marketing
Divulgar sua competição esportiva nunca é demais e um marketing atraente, que atinja em cheio o público-alvo, vai tornar seu evento muito desejado. Pode apostar!
Para isso, desenvolva um tom de voz e um formato de comunicação que ajude você a conversar com quem interessa e esteja disponível para responder dúvidas por mensagens diretas ou e-mail, por exemplo.
Se seu evento é de golfe e você quer chamar torcedores com mais de 40 anos, não adianta fazer uma divulgação super jovem e alternativa, própria para o skate.
E mais: use e abuse das redes sociais e de blogs, além de ações offline, como distribuir panfletos e pendurar banners por aí. Cerque possíveis torcedores e participantes de todos os lados e garanta que eles vão encontrar, no dia da competição, tudo o que você prometer.
Depois, é só manter tudo como manda o figurino.
Como manter a organização de uma competição esportiva?
Organizadores de eventos esportivos devem estar presentes no dia das competições e não só para vigiar tudo o que acontece, como também para ter algumas funções específicas para garantir que as coisas saiam como o planejado.
E a dica é distribuir bem as tarefas entre outras pessoas também, tratando diretamente com os responsáveis por cada setor.
De nada adianta um checklist prévio e super detalhado se a organização não estiver funcionando a pleno vapor na hora do “vamos ver”! E já pensou se o juiz não aparece porque não conseguiu estacionar ou se a torcida não consegue chegar à arquibancada por falta de sinalização?
Para evitar inconvenientes, além de dividir equipes para cada tarefa, indique um líder para cada grupo. Garanta que haja pelo menos uma pessoa a cargo de uma parte da organização.
Com esses passos, você consegue cobrir todas as zonas do evento, como controle de chegada dos torcedores, sinalização e orientação ao público, realização da(s) prova(s) esportiva(s) e direcionamento dos fornecedores.
Se contar com um sistema que ajude a vender e organizar os ingressos online, melhor ainda!
Dica extra para a melhor gestão de competições esportivas
Planejar, promover e controlar tudo de forma profissional, muitas vezes com uma equipe pequena, acaba se tornando um grande desafio para quem gere torneios e campeonatos. Não à toa, sistemas de eventos esportivos ganham cada vez mais espaço no mercado.
Sites especializados ajudam você a criar páginas exclusivas para cada uma das competições que você administrar, a vender ingressos para os eventos com virada automática de lotes e a gerenciar os pagamentos!
Uma plataforma para organização de evento esportivo reconhecida e de confiança pode se tornar o melhor gerenciador de competições já visto e ajudar até com acompanhamento em tempo real da quantidade de participantes e espectadores dos torneios.
Utilizá-la ainda ajuda a manter uma comunicação direta com os torcedores e atletas e a captar informações importantes, como faixa etária e preferências relacionadas aos brindes! Você sabia? Já experimentou?
Agora, você tem um passo a passo completo e uma dica incrível de como fazer a gestão de perto com aquela ajudinha da tecnologia, então, sucesso – e, ao contrário do que dizem no universo artístico, que ninguém quebre a perna (risos)!
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