Uma checklist de eventos é, de maneira simplificada, uma lista de verificação de tarefas a serem cumpridas. Quando estiver realizando um evento, seja qual for o tipo, corporativo, social ou esportivo, essa lista será de grande ajuda para manter a organização do planejamento em dia.
O checklist de eventos pode ajudar desde os passos iniciais, como a escolha do nome, data e local de realização do evento, até os momentos finais, de análise e coleta de resultados, assim como pesquisas de satisfação após finalizado o evento.
Pode-se contar até com uma lista dividida em três partes: o pré, o durante e o pós-evento. Confira, a seguir, algumas informações a mais sobre como criar uma checklist para organizar seu próximo evento esportivo, incluindo assuntos como:
• Quais as etapas de organização
• Qual a finalidade de uma checklist
• Itens mais importantes para uma checklist de evento esportivo
• Ideias adicionais que podem melhorar uma checklist
Quais são as etapas para organizar um evento esportivo
Primeiramente, é preciso pensar nos detalhes que vão acarretar todo o restante do planejamento. Isto é, definir o estilo (qual a modalidade esportiva, se vai ser estilo olimpíadas, jogo amistoso, gincana, etc.) e o nome para o evento, local de realização e data que irá acontecer.
A partir dessas informações, você pode começar a pensar nos próximos passos. É importante definir também um público-alvo e um público estimado.
Através destes fatores, é possível definir o modo de divulgação e uma arte visual para o evento, assim como será importante para pensar em qual vai ser a estrutura necessária.
Além disso, é preciso pensar quais serão os equipamentos que vão ser utilizados para poder ir atrás de fornecedores.
Definir os objetivos e metas do evento também é algo a se considerar, afinal, assim você vai poder trabalhar em torno de algo mais específico e será mais fácil definir as tarefas que precisam ser feitas.
Por exemplo, o objetivo do evento pode ser divulgar uma marca esportiva e a meta pode ser reunir atletas jovens. Isso pode definir o meio de divulgação, como via redes sociais, que é o principal meio de comunicação dos jovens hoje em dia.
Para que serve uma checklist
A checklist é ótima para ajudar a organizar as etapas de planejamento de um evento esportivo. Após definir as tarefas mais importantes, você pode adicionar algumas descrições e determinar quais são as pessoas responsáveis por cada fator.
Essa lista de verificação será muito eficiente na delegação de tarefas. Mais do que isso, ao estar preparado desta maneira, os riscos de imprevistos e erros serão diminuídos drasticamente - e, mesmo que ocorram, você já saberá exatamente a quem recorrer, pois as tarefas já foram todas previamente delegadas a pessoas específicas da equipe.
Checklist para eventos esportivos: itens essenciais
Algumas pessoas podem ter a ideia de que uma checklist precisa ser sucinta e minimalista, mas, na verdade, os detalhes tornam a lista mais eficiente e sua equipe mais bem preparada.
Existem itens que são essenciais para a sua lista e, também, alguns que não são cruciais, mas podem ajudar bastante.
A princípio, são essas as informações que não podem faltar na sua checklist:
- nome do evento;
- público-alvo e público estimado;
- divulgação;
- venda de ingressos;
- atividades programadas e cronograma;
- materiais de apoio;
- fornecedores;
- patrocínio;
- segurança do evento;
- pagamentos.
Para cada tarefa na checklist do evento, é preciso adicionar mais informações detalhando e, por vezes, subdividindo em tarefas “menores”.
Por exemplo, a divulgação pode ser subdivida em criação de uma identidade visual, redes de divulgação (distribuição de panfletos, Facebook, Instagram, etc.), criação de designs e artes para promover o evento, entre outras que você achar mais relevante.
Outro ponto interessante é adicionar uma parte da checklist para identificar o status da tarefa, se está para ser feita, em andamento, finalizada ou se foi adiada ou cancelada. Por último, é preciso ter claro o prazo final para cada tarefa.
Outras ideias para uma checklist de eventos
Como mencionado acima, tem alguns fatores que não são absolutamente essenciais, mas podem ser bem-vindos na hora de planejar o seu evento esportivo.
Como, por exemplo, se for um evento temático sobre as olimpíadas, pense em itens para a checklist como decoração, show de abertura e encerramento, etc.
Caso você ainda não tenha uma equipe definida, adicione esse item na sua lista. Procure pessoas de confiança, responsáveis e profissionais que vão ser eficientes na hora de organizar todo o evento.
Além disso, cada tipo de evento vai ter algumas características únicas que podem variar a sua checklist.
Se você está lidando com uma competição de vôlei, terá que ir atrás de fornecedores para conseguir as redes e bolas, mas se está em uma competição estilo olimpíadas, precisará de uma lista mais ampla para fornecedores, já que são vários esportes envolvidos.
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