Como recrutar e gerenciar voluntários para evento esportivo?

Para recrutar e gerenciar voluntários para eventos esportivos, é necessário encontrar pessoas que tenham interesse em trabalhar nas competições ou gincanas de forma filantrópica, com o objetivo de ajudar na organização, na preparação do espaço e nas tarefas durante o grande dia.

Segundo um estudo lançado em 2022 pelo Instituto Datafolha e o Instituto para o Desenvolvimento do Investimento Social (IDIS), 57 milhões de brasileiros realizam algum tipo de trabalho voluntário no país.

Com tantas pessoas dispostas a ajudar, por que não aproveitar uma mãozinha extra para o seu projeto? Confira tudo o que você precisa saber sobre como recrutar e gerenciar voluntários para o seu evento esportivo agora mesmo!

Como ser voluntário em eventos esportivos? É só querer!

Para ser voluntário, basta ter vontade de ajudar de forma gratuita e com o objetivo de ganhar novas experiências, conhecer novas pessoas e adquirir diferentes aprendizagens ao longo do processo.

Interessados podem se cadastrar em sites com foco em voluntariado ou procurar por uma ferramenta de divulgação de eventos esportivos para, especificamente, se envolver nesse universo. A partir das informações obtidas na plataforma, basta entrar em contato diretamente com quem idealiza cada projeto.

Você pode estar pensando “Ué, eu não quero ser voluntário: eu preciso de voluntários!”. Sim, mas, primeiro, é preciso entender as motivações dessas pessoas para se inscreverem em ações como as que você organiza, então, faça uma nota mental dos principais benefícios que fazem alguém procurar um trabalho de voluntariado, listados abaixo.

Vantagens do voluntariado em eventos esportivos

Quando se trata de voluntariado, todos os envolvidos saem ganhando, sejam eles os próprios voluntários ou os organizadores – que agradecem pela ajuda! Se liga nos principais benefícios da prática. ⏬

• Ter a oportunidade de participar de um evento que gosta
• Realizar networking com diversas pessoas
• Gerar um impacto positivo durante o evento
• Adquirir habilidades novas

Fechou? Agora, está na hora de falar sobre como encontrar essa galera!

Como recrutar voluntários para eventos esportivos?

Para contratar voluntários para um evento esportivo, busque pessoas que estejam dispostas a ajudar sem receber pagamentos para isso. Uma ótima opção é entrar em contato com estudantes que precisam de horas complementares para se formar na faculdade.

E que tal conversar com seus amigos para que eles conversem com os filhos deles e os filhos deles falem com os amigos deles (ufa!) para aumentar a busca por quem talvez tenha interesse em se envolver?

Além disso, você também pode conquistar pessoas ao fazer um evento atrativo e com propósito – o que as incentivará a entrar em contato para buscar maneiras de participar.

Pode ser um campeonato feito para ajudar uma parcela da população que vive situação de vulnerabilidade social, um evento com o objetivo de arrecadar fundos para alguma instituição ou um torneio em parceria com ONGs, por exemplo!

Só não esquece de falar com a equipe que vai entrar com a parte do patrocínio esportivo para que todos possam fazer o recrutamento em conjunto, beleza?

Geralmente, diversas pessoas interessadas aparecem para se candidatar para as vagas e, quando elas vierem até você, não deixe de preparar um formulário bem completo para pegar as principais informações de cada um e fazer tudo como manda o figurino.

Modelo de ficha de inscrição para voluntário de evento esportivo

Dá uma olhada neste modelo de formulário para se inspirar! Pode usá-lo, se quiser. Experimente adicionar a logomarca da sua empresa logo acima do título para deixá-lo mais personalizado também.

Voluntários recrutados, então, pense bem sobre como gerenciá-los durante o evento para que tudo ocorra bem.

Como gerenciar os voluntários de um evento esportivo? Atenção para 5 passos simples!

Para gerenciar os voluntários de um evento esportivo da melhor maneira, é essencial conhecê-los um pouco melhor, definir uma pessoa oficialmente contratada do time de organização para acompanhar essa galera e fazer uma reunião inicial, o famoso “briefing”, com todos antes da abertura dos portões.

Oferecer ajuda de custo para alimentação, facilitar o transporte até o evento com caronas coletivas ou um ônibus que busque em algum ponto combinado e entregar alguns brindes para eventos esportivos como forma de agradecimento e reconhecimento também conta muito, assim como realizar um encontro com todo mundo ao final do evento.

Bora olhar cada uma dessas dicas no detalhe para você ter certeza de que vai realizar uma competição de sucesso e ainda contando com voluntários incríveis?

1.  Contabilize os voluntários para distribuí-los adequadamente no evento

Antes de seguir qualquer outro passo, olhe bem para a quantidade de voluntários cadastrados e veja quantas e quais funções podem ser exercidas por eles, já pensando em como você deve distribuí-los quando conhecê-los de forma um pouco mais aprofundada e descobrir suas principais expertises.

2.  Defina uma pessoa para acompanhar a turma o tempo todo

Muitos dos voluntários que vão para o seu evento podem não ter experiência com esse tipo de trabalho, por isso, é essencial que você escolha pelo menos uma pessoa oficialmente contratada para se envolver na organização para acompanhar e orientar todos eles.

Esse integrante do seu time será responsável por tirar as dúvidas da galera, delegar as tarefas de cada um e não só saber absolutamente tudo sobre o evento como levar a sabedoria para todo mundo.

É interessante que ele seja carismático, que saiba se expressar bem e que tenha paciência para ensinar os processos quantas vezes forem necessárias.

3.  Faça uma reunião de briefing e conte tudo sobre o grande dia

Junte o pessoal para fazer uma reunião de briefing, ou seja, um encontro antes da abertura dos portões no qual serão repassadas todas as informações necessárias.

Nessa reunião, vale dizer em voz alta a agenda completa do dia, definir quais funções cada um deve ocupar, orientar sobre pausas para descanso e sinalizar onde ficam os pontos do evento – sanitários, espaços das competições, área de descanso, refeitório etc.

Os voluntários podem ficar responsáveis por organizar a entrada e saída dos atletas e do público, entregar alimentos e bebidas para as pessoas ou conferir os ingressos de todos, então, não esqueça de repassar tudo isso durante o briefing.

4.  Ofereça algo a mais: voluntários também merecem uns mimos

Não é porque o trabalho é voluntário que as pessoas vão voltar para casa de mãos vazias, né? Mostre o seu lado mais legal e agradeça um por um pela participação dando um kit para eles com algumas coisas que podem ser úteis até mesmo durante o trabalho, como boné, camiseta do evento, garrafinha de água ou até uma bolsa reutilizável ou “sacochila”.

Isso vai tornar a experiência ainda mais marcante para essa galera e fazer com que eles contem aos outros sobre o quanto é legal ser voluntário. De quebra, seu campeonato será mais conhecido e receberá ainda mais interessados em voluntariar nas próximas edições.

5.  Faça um encontro de finalização

Ao final do dia, junte os voluntários para fazer um pequeno encontro de encerramento para agradecer pela ajuda de todos e entregar certificados de participação. Também é bom dar uns comes e bebes para serem consumidos no local ou levados para viagem.

E, antes de ir, se quiser também um modelo de certificado de trabalho voluntário, já salva aí!

Ufa! Agora sim, está tudo certo se você quiser conseguir – e retornar à altura – a ajuda de alguns dos voluntários mais generosos que puder encontrar por aí. Precisa conhecer mais dicas para tornar seu evento esportivo incrível? Não deixe de seguir acompanhando as informações publicadas neste blog e nas redes sociais da Atletis.