Pós-evento esportivo: tudo sobre como fazer

Um pós-evento esportivo de sucesso começa quando você entende o que exatamente torna essa etapa tão importante, quais métricas precisam ser analisadas e como elaborar um relatório para fazer a análise. Por fim, você também vai precisar definir quais estratégias de marketing aplicar no processo para alcançar seus objetivos.

A oportunidade emocionante de reunir entusiastas e atletas para competir, celebrar e compartilhar paixões comuns virou realidade, mas não se esqueça de que, depois que seu evento acaba, cabe a você manter o entusiasmo dos participantes e a conexão com eles!

Pensando em ajudar, este artigo traz dicas essenciais para, mesmo depois do apito final, sua organização conseguir fidelizar pessoas e transformar a experiência esportiva em uma jornada contínua de engajamento, mantendo viva a chama do esporte em todos os envolvidos. Continue lendo!

Qual a importância do pós-evento?

Um pós-evento sempre permite a quem o organiza recolher todas as informações importantes sobre ele e analisá-las cuidadosamente para descobrir o que foi bom e o que pode melhorar, e é uma etapa na qual o marketing também tem muita relevância, já que, quando bem feito, mantém as pessoas engajadas com a marca e ansiosas para o próximo acontecimento.

Isso vale para o pós-evento esportivo também! Por mais que dê para ter ideia de se as coisas correram bem ou mal quando uma competição ainda está acontecendo, apenas a paciência de sentar e analisar os dados e feedbacks vai trazer uma verdadeira certeza dos detalhes.

Algum problema pode passar despercebido por você, mas não pelos participantes do grande dia, e só vai dar para descobri-lo através de um bom estudo de dados ao término da organização e do acontecimento propriamente dito.

Quais os benefícios de uma análise pós-evento?

Análises pós-evento permitem aos organizadores fazer uma avaliação geral, receber feedbacks dos participantes e colaboradores, revisar dados financeiros, aprender com os erros, adotar em definitivo os acertos (implementando-os nas próximas edições) e planejar melhor o que vier pela frente. Veja mais detalhes!

Fazer uma avaliação geral do evento

Quando tudo acaba, os prêmios e certificados são entregues, a estrutura é desmontada e o sentimento que fica é de dever cumprido, só que o trabalho não para por aí: depois que a euforia passa, você pode analisar, com calma, cada informação recebida em relação ao seu evento.

Então, fica mais fácil ter uma visã o geral do número de participantes, de ingressos vendidos, dos feedbacks das equipes que trabalharam, de quem competiu e de quem patrocinou. É essa avaliação que vai ajudar a identificar os altos e baixos da sua organização.

Os feedbacks ainda ajudam a traçar novas estratégias para os próximos eventos.

Receber feedbacks dos participantes e patrocinadores

Outro benefício da análise pós-evento é a possibilidade de receber uma avaliação do seu evento feita por quem participou dele e, pensando que a visão da equipe que organiza, muitas vezes, pode ser bem diferente da de quem estava competindo ou assistindo, isso tem muito valor.

Uma pesquisa de satisfação pós-evento pode ser feita ao final da competição, por exemplo, por meio de questionários impressos, por e-mail ou de maneira automatizada, se o seu evento for organizado por meio de uma plataforma especializada.

Anote algumas opções interessantes de perguntas para você deixar aos atletas, trazidas no modelo abaixo! ⬇

Não esqueça de ouvir também aquelas pessoas ou marcas com as quais você vai conseguir patrocínio para o seu evento esportivo, porque elas são responsáveis pela mágica acontecer.

Pergunte o que acharam no geral, se gostaram de como foi a exposição e invista em manter uma boa relação com quem entra com a grana: isso sempre ajuda em próximas oportunidades.

Revisar dados financeiros e métricas de um jeito mais fácil e claro

Os números do evento são parte fundamental da análise de desempenho e consegui-los enxergar com clareza é um super benefício.

Eles vão desde a quantidade de participantes e de espectadores no dia, passando pelo montante de ingressos vendidos até o engajamento nas redes sociais (você encontra a lista completa no próximo tópico), e o ideal é que você tenha como organizar e acessar esses dados.

Crie uma pastinha no seu computador e outra pasta física, por exemplo, para guardar recibos de pagamentos, compras de equipamentos etc.

Esse cuidado vai facilitar muito o trabalho de construção do relatório pós-evento, um documento mais formal com todas as informações que você, inclusive, vai aprender como fazer mais adiante.

Aprender sobre o evento e trabalhar na melhoria contínua

Mais uma vantagem importantíssima!

Com cada nova organização, surgem novos desafios e novas oportunidades de aprender, e o aprendizado é contínuo e começa bem antes de alguém subir no pódium.

Desde a idealização até a procura por um local e pelos patrocinadores já tão mencionados, cada obstáculo será importante e cada conquista também, e tudo deverá ser analisado com calma no pós-evento, assim, no final da caminhada, você vai conseguir olhar para trás e ter a certeza de que alcançou o topo.

Melhor planejamento dos próximos eventos

Ainda dentro do aprendizado contínuo, um último benefício da análise pós-evento é o melhor planejamento do que ainda está por vir.

Quem organiza competições esportivas sabe que é impossível deixar de cometer alguns erros ao longo do caminho, mas que a sequência de cada tropeço é sempre se reerguer e continuar e, estudando dados com calma e clareza, fica muito mais fácil compreender tudo que deu certo, o que não deu e os pontos que precisam mudar e melhorar.

E atenção a quais dados você vai analisar! Seu sucesso nessa tarefa também está no que deve ser estudado e avaliado, ou seja, nas métricas.

Quais as métricas pós-evento esportivo mais importantes?

Para mensurar os resultados reais do seu evento esportivo, você vai precisar ter alguns números e estatísticas em mãos, como quantas pessoas participaram e quanta atenção da mídia foi gerada. Acompanhe a lista completa das métricas mais importantes.

• Número de participantes: contado através da quantidade de ingressos vendidos ou da marcação de comparecimentos no dia.
• Retorno sobre investimento (ROI): quanto de valor foi gerado pelo evento em comparação a quanto foi investido para ele acontecer.
• Satisfação dos participantes: obtida através de pesquisa de satisfação.
• Cobertura da mídia: número de artigos, publicações e reportagens feitas sobre o evento.
• Influência social: a quantidade de pessoas que foi impactada pelo evento mesmo sem ter participado dele, como as da comunidade local. Pode ser medido através de entrevistas na região.
• Engajamento pré-evento: dado coletado desde o início da organização, que mostra a quantidade de pessoas interessadas no evento, desde compradores de ingressos até quem compartilhou publicações nas redes sociais.
• Quantidade de patrocinadores e formato do patrocínio: quantos patrocinadores apoiaram o evento e qual tipo de patrocínio esportivo teve mais destaque e melhores resultados.

É sempre bom comparar esses dados com os de eventos anteriores, caso não seja a primeira competição que você organiza, para saber se houve melhora em cada um deles e tentar descobrir o que aconteceu em caso de piora.

Com todos os números em mãos, qualquer descoberta fica muito mais fácil. Principalmente, se sua próxima ação for organizar as informações em um relatório. Chegou a hora de aprender como fazer!

Como fazer um relatório de pós-evento em 11 passos detalhados

Seu relatório precisa conter introdução, objetivos, descrição, participação e público, avaliação do público, visão geral do evento, análise financeira e de marketing, desafios e realizações, recomendações futuras, conclusão e o anexo de arquivos importantes.

Só assim você vai organizar o pós-evento em um documento fácil de ler e analisar, pronto para que seja apresentado para outras pessoas de todas as áreas, se necessário, desde o poder público até a iniciativa privada e pronto para os seus estudos também.

1.  Comece com uma introdução contendo as informações principais

Acrescente o nome do evento esportivo, a data e o local do grande dia, bem como o nome da pessoa à frente da organização (você) e de quem ficou responsável pelo relatório, que pode ser você, outra pessoa ou uma empresa terceirizada.

2.  Apresente os objetivos do evento que foram alcançados

Em seguida, você deve fornecer uma visão geral breve do evento, explicando sua origem, finalidade e metas principais. Também é importante destacar os resultados-chave, como algumas das métricas mencionadas anteriormente – mas brevemente, já que você vai falar sobre o assunto em detalhes em outra parte do relatório.

3.  Descreva tudo o que considerar necessário

Depois da introdução e dos objetivos, você vai descrever, com detalhes, o seu evento esportivo, incluindo estrutura, programação, locais e modalidades envolvidas. Não esqueça de falar também de cada uma das etapas da competição e do seu processo de realização, desde a idealização até as estratégias de pós-evento.

4.  Informe detalhes de participação e público

É nesse momento que você informa o número de participantes, equipes, atletas e espectadores que fizeram parte do evento. Organize tudo em gráficos, forneça informações demográficas sobre o público presente, como idade, gênero, domicílio etc.

5.  Inclua opiniões e feedbacks

O seu relatório precisa incluir também as opiniões e os feedbacks de participantes, atletas, equipes e espectadores – informações obtidas através da pesquisa de satisfação. O ideal é apresentar uma mistura de dados em números e gráficos, mas também alguns depoimentos reais, transformando o que seriam apenas métricas em algo mais humano.

6.  Finalmente, traga uma visão geral do evento

Inclua no relatório os resultados esportivos: vencedores, pontuações e quem sabe até novos recordes estabelecidos. Procure destacar os momentos mais memoráveis durante as competições e adicione fotos se puder.

7.  Faça uma análise financeira e de marketing

Apresente, então, um resumo do orçamento do seu evento e compare-o com os custos reais que você teve. Aproveite a oportunidade para avaliar se houve lucro ou prejuízo, deixe isso claro no relatório e explique qualquer desvio significativo do que era esperado.

Em paralelo, avalie também sua estratégia de marketing e publicidade e comente sobre o impacto que as campanhas tiveram nas inscrições e na presença de público.

8.  Liste desafios e realizações

Esta parte é muito legal! Tire um tempo para “catalogar” tudo que funcionou muito bem, mas também o que não deu muito certo durante a realização do seu evento.

Pense na logística, segurança, publicidade, gastos com equipamentos, imprevistos e todos os pontos altos e baixos. Um universo de possibilidades e constatações vai se abrir à sua frente, pode apostar, e nenhuma delas é motivo de vergonha ou razão para você desistir, viu?

9.  Escreva algumas recomendações futuras

Após a avaliação anterior, aqui, será o momento de pensar em tudo o que pode ser melhorado para as próximas realizações.

Escreva as recomendações mesmo que o relatório seja feito de você para você mesmo(a), mas com máxima objetividade, mostrando exatamente quais foram os problemas e quais ações deveriam ser tomadas para solucioná-los ou evitá-los.

10.  Faça uma conclusão recapitulando brevemente o conteúdo do relatório

No último tópico, deve ser feito um apanhado geral de tudo o que foi colocado no decorrer do documento; uma ideia geral dos resultados que foram obtidos, objetivos cumpridos e metas para próximos eventos.

11.  Adicione anexos

Antes de encerrar seu relatório, lembre de anexar a ele todos os arquivos e documentos relevantes para comprovar o que está descrito: gastos, receitas, público etc.

E só não esqueça que o documento é apenas uma das estratégias do pós-evento e deve ser feito em paralelo a outras iniciativas.

Muitas delas se encaixam justamente na ideia de fidelizar o público e de manter grande parte dos participantes empolgados para as próximas competições. Você sabe quais são? Anote.

Quais as melhores estratégias de pós-eventos esportivos?

Para além do relatório contendo métricas e detalhes que vão ajudar você a pensar nos próximos eventos, estratégias de pós-competições e similares envolvem brindes, atualizações no site e nas redes sociais e tudo o mais que ajudar você a criar uma comunidade forte por muitos anos.

Dar um bônus para quem compareceu

O pós-evento pode começar antes mesmo de o evento ser encerrado. Por que não prestigiar todos os participantes com algo que vai aumentar as chances de eles voltarem em uma próxima oportunidade? Uma ideia interessante é oferecer vouchers de desconto em novas inscrições ou em compras com as marcas parceiras.

Continuar gerando conteúdo nas redes sociais

Nada melhor do que se programar para manter as redes sociais girando ao redor do evento durante um bom tempo – de preferência até começarem as preparações para o próximo –, mas sem precisar repetir publicações ou ficar divulgando apenas fotos e vídeos da última edição.

Esses destaques são extremamente válidos, mas você também pode trazer curiosidades que interessam aos seus seguidores, depoimentos de participantes, dentre outras postagens. Dessa maneira, sua marca fica sempre fresquinha na memória de cada um.

Uma outra ideia de conteúdo para as redes que vai agradar principalmente quem fez a coisa acontecer, é agradecer publicamente a equipe, os voluntários do evento, pessoas que se destacaram no processo de organização e também os patrocinadores.

Mandar brindes junto com o certificado

Se o seu evento vai fazer a entrega dos certificados e medalhas por correio, uma ótima maneira de surpreender os participantes é enviando mais do que eles esperam e todos os tipos de brindes que cabem para o perfil dos competidores são válidos, mas quanto mais personalizada a surpresa, melhor.

Uma nota assinada por você ou pela organização agradecendo a participação e também incentivando o envolvimento nos próximos eventos é outra ótima maneira de demonstrar que cada um que estava lá fez a diferença.

Manter o site atualizado

Muitos organizadores erram e mantêm as informações atualizadas só até o dia que tudo acontece, depois, esquecem do site do evento. Só que tem gente que procura informações mesmo após a competição, principalmente aqueles que compraram ingressos, mas tiveram algum imprevisto e não puderam comparecer.

Atualize a página com os detalhes e aproveite a oportunidade para rechear o seu “www” com fotos e vídeos de tudo que aconteceu. Mais pra frente, já traga um SAVE THE DATE ou algo semelhante anunciando a chegada de um novo acontecimento e chamando a atenção de quem chegou ao site procurando informações só por ter ouvido alguém falar.

Caprichar nos e-mails marketing

Nada melhor para sua marca sempre estar na cabeça das pessoas do que um e-mail marketing para a divulgação de eventos esportivos, e nada melhor para ela voltar à cabeça de todo mundo do que um e-mail marketing (ou vários!) trazendo coisas relacionadas ao pós-evento.

É através desses comunicados que você vai deixar seu público sabendo de novas competições, relembrar os momentos que eles viveram no grande dia, enviar notícias relevantes sobre o esporte, divulgar promoções, encaminhar novidades sobre as redes sociais e tudo mais que possa mantê-lo conectado com você.

Dá para usar esse canal, considerado uma das ações de marketing pós-evento esportivo mais importantes, inclusive para mandar conteúdos extras online em forma de brindes – algo que todo mundo adora!

Fazer ações presenciais ou online

Outra maneira de fidelizar pessoas e criar um senso de comunidade é com ações de pós-evento que podem ir desde uma confraternização informal em algum bar ou restaurante da cidade com mais inscritos até um evento online.

Gostou da ideia? Ofereça algo que seja interessante e relevante para todos, melhorando ainda mais a experiência dos participantes no pós-evento. Além da confraternização, palestras, workshops e webinars ou até mesmo treinos em grupo são excelentes possibilidades.

Vai de você decidir o que se encaixa melhor no seu orçamento e nos interesses do seu nicho, algo que, aliás, vale para todos os pontos apresentados.

Como elaborar estratégias de pós-evento esportivo?

A elaboração de estratégias de pós-eventos esportivos vai depender do seu público-alvo e dos interesses que as pessoas inscritas nele têm, bem como dos canais de comunicação que elas utilizam todos os dias – redes sociais, e-mail, WhatsApp…

Quanto você tem de orçamento para investir também conta, mas muita coisa pode ser feita gastando pouco, desde que com bastante organização e pesquisa!

Volte novamente à lista de sugestões de estratégias acima e pense quais podem ser interessantes por aí e como adaptá-las para que elas se encaixem exatamente nos seus objetivos e conversem diretamente com quem você quer alcançar.

Um toque de criatividade, um pouquinho de paciência e a linha de chegada estará bem na ponta do seu nariz. Bom trabalho!