5 passos para planejar e executar eventos virtuais

Os eventos virtuais estão cada vez mais presentes nas redes sociais e plataformas de transmissão ao vivo, conquistando o coração do público como uma ótima opção de aprendizagem e entretenimento.

Além disso, há inúmeras vantagens para quem os realiza, visto que os eventos online têm produção e custos reduzidos. Porém, para atrair participantes, é necessário produzir um conteúdo relevante que desperte a curiosidade dos atletas e seja interativo.

É claro que, se é tendência, todos nós queremos fazer parte para não ficar atrás da concorrência, certo?

Confira o passo a passo de como organizar um evento virtual de sucesso.

5 passos para realizar eventos virtuais

1.  Escolha um tema

Em primeiro lugar, foque em formatos e esportes que despertarão o interesse do seu público e que seja acessível, relevante, atual e agregue experiência aos interessados.

Ele deve ser escolhido com cuidado, pois será o maior atrativo para o público e definirá o sucesso do evento. Se você tem dúvidas, realize antes uma enquete com formulário online.

O Instagram disponibiliza em seus stories a caixa de perguntas e enquetes, enquanto o Google Forms permite a criação de formulários que podem ser enviados por e-mail.

No caso de eventos esportivos, que podem ser participativos ou informativos, você pode:

• informar situações atuais de campeonatos;
• ensinar como se preparar para provas;
• oferecer dicas sobre como ter um bom desempenho em corridas, ciclismo, trilhas, etc;
• realizar indicações alimentares saudáveis com a ajuda de nutricionistas;
• instruir, com a ajuda de fisioterapeutas e educadores físicos, a como realizar atividades físicas de forma adequada para evitar lesões;
• criar desafios esportivos online, como o "Desafio de 21 dias" ou "Desafio de Distância";
• utilizar sites de jogos online para duelos, como "Torneio de Xadrez";
• realizar vídeo-competição como, por exemplo, duelo através de vídeos com demonstrações das habilidades esportivas, dança, taekwondo, surf, entre outros.

Antes de divulgar um evento, lembre-se de conferir a segurança das plataformas que escolheu para executá-los, assegurando as informações dos competidores e o desempenho do evento.

2.  Formato do evento virtual

Por mais incrível que pareça, existem algumas formas muito criativas de realizar um evento virtual esportivo e que incentivará a atividade física enquanto é capaz de agregar experiências aos competidores.

Ao conhecer os formatos desse tipo de evento, dá para se ter uma ideia de como avaliar um evento virtual, já que são casos em que não há presença física de um árbitro, por exemplo.

Confira, abaixo, algumas dicas de como executar um evento virtual.

Conferência, palestra ou aula

Esse formato busca ensinar através do diálogo. Nele, um profissional no assunto escolhido poderá falar com propriedade e tirar as dúvidas do público. Assim, seu evento será educativo, informativo e terá credibilidade.

Esse evento pode acontecer em plataformas online de transmissão como o Google Meet, que possibilitam a criação de salas, ou rede sociais como o Instagram e o YouTube, que proporcionam a realização de vídeos ao vivo.

Desafio virtual

O desafio é uma ótima forma de competir online, pois através dele é possível realizar eventos esportivos de muitas modalidades, como:

• corrida;
• natação; e
• ciclismo.

Basta escolher o esporte para realizar o cadastro, receber as inscrições online dos atletas interessados e enviar a lista de desafios.

Eles podem ser cumpridos e registrados através de um aplicativo esportivo que monitora atividades físicas ou gravações de vídeos e, por fim, enviadas através de anexo por e-mail.

Duelo

Esporte não se trata somente de força física. Aliás, você já notou que existem alguns sites que proporcionam jogar contra outra pessoa online?

Grande parte desses jogos são conhecidos como recreativos, envolvendo a memória, velocidade de raciocínio e criatividade. Alguns exemplos são xadrez, Gartic e Stop, que, além de divertidos, colocam a mente para trabalhar e afloram o instinto competitivo.

Com sites de jogos disponíveis na internet, é fácil criar um evento esportivo online com competidores distribuídos em duelos eliminatórios até chegar em um vencedor final.

Além do mais, é uma maneira ótima de distrair sem sair de casa, economizando o dinheiro que maiores estruturas gastariam.

• Check-in

O método “check-in” é bem legal! Ele consiste em uma planilha que pode conter desafios aeróbicos, distâncias para percorrer e até mesmo lugares para conhecer caminhando, correndo ou pedalando, e deve ter um prazo determinado para ser completada.

Os inscritos no evento recebem a sua planilha e devem provar através de fotografias ou vídeos o seu check nela.

3.  Defina uma data, horário, período e premiação

Para divulgar, além do tema e da modalidade, você precisa de data, hora ou período definidos, sendo importante pensar no público mais uma vez.

Antes de agendar, verifique datas comemorativas e feriados, para não esbarrar em nenhum deles e prejudicar o seu evento.

Quando necessitam ser ao vivo, os eventos costumam acontecer fora do horário comercial, sendo recomendável marcá-los após as 18h30min, de segunda a sexta-feira e, durante os finais de semana, pela manhã ou tarde.

A duração ideal é entre 30 minutos a 1 hora, para não tornar a transmissão cansativa, correndo o risco de perder público.

Já os eventos que demandam períodos maiores, como dias ou semanas, em casos principalmente de desafios e check-in, é importante criar um tempo determinado, de acordo com a quantidade de atividade exigida.

A premiação pode ser feita através de medalhas, troféus ou algum outro item de sua escolha e que permita o envio através de correspondência.

Um prêmio diferente dos mais tradicionais pode ser pensado conforme o tipo de evento e o público atingido.

4.  Organize o local, equipamentos e materiais para transmissões

Ao realizar o evento virtual, você precisa saber o local onde ele vai acontecer. Escolha um lugar que tenha um fundo neutro e sem muita poluição visual sempre que aparecer em vídeo conferências.

A luz é importante também, e você pode dispor da ajuda de abajures, luminárias ou ring light (luminária circular muito utilizada para fotos e vídeos de vlogs).

Lembre-se de estar com o celular ou câmera com 100% de bateria, utilizar um tripé para não precisar segurá-lo e testar se está tudo certo com o microfone, garantindo um bom áudio durante a transmissão que precisa do uso da fala.

Por último, verifique se a sua conexão com a internet está em dia. Para eventos que exigem somente envios de provas, apenas tente prezar pela qualidade das suas fotos e vídeos.

Muito simples, né? Os equipamentos não precisam ser profissionais e nem exigem grandes conhecimentos.

5.  Divulgue o seu evento

O ideal aqui é focar no Instagram, Facebook e Twitter, redes sociais que disponibilizam a divulgação gratuita do evento e por meio das quais o seu público se encontra e permanece em grande parte do tempo.

Compartilhe imagens criativas para começar a engajar os seus seguidores e divulgue o evento com informações como data, hora ou período, tema e quem participará como mediador.

Aos poucos, poste informações sobre o assunto que será abordado, a sua importância, frases e opiniões de convidados ou especialistas no tema. Conte sobre o que o evento oferecerá de conhecimento ou interação, promovendo a relevância do que será abordado e instigando a participação.

Todo conteúdo pode ser compartilhado no feed e nos stories das páginas. Crie imagens, vídeos, gifs, use a criatividade e todas as ferramentas disponíveis. Lembre-se de responder ao seu público e interagir, tirando dúvidas e mantendo a proximidade.

Se você possuir uma lista de e-mails, pode enviar um e-mail marketing. Através dele, poderá divulgar não somente o evento atual, mas também futuros, além de realizar pesquisas para próximos temas online e avaliar o evento virtual.

O que fazer no pós-evento virtual?

Sempre que puder e a plataforma escolhida permitir, salve a sua transmissão. Assim, você poderá postá-la em todas as redes sociais, divulgando para os amigos e tornando o conteúdo compartilhável.

Isso conquistará novos seguidores e despertará o interesse em futuros eventos da sua página — além de ser uma ótima forma de divulgar as suas plataformas digitais e seu trabalho.

No pós-evento, lembre-se de realizar uma pesquisa de satisfação com os participantes, assim será mais fácil planejar um evento virtual futuro com indicações de novas temáticas e sugestões de como melhorá-lo.

Um evento virtual exige as mesmas responsabilidades e seriedade que um evento presencial, por isso realize um planejamento adequado, preparando tudo com antecedência e caprichando na divulgação.

Quanto mais eventos você realizar, mais fidelizará o público, que ajudará na divulgação e poderá trazer outras pessoas interessadas no assunto.

Lembre-se que o ambiente virtual é muito instável, por isso fique atento aos horários de maior interação com o seu público, usando-o para fazer o seu negócio crescer.