Quais são as etapas da organização de um evento esportivo

O mundo dos esportes oferece uma enorme variedade de possibilidades: você pode ser atleta, torcedor ou ainda um organizador de eventos esportivos.

Mas, quando o assunto é organização, as dúvidas surgem tão rápido quanto as ideias de criação.

Por exemplo, quais são as etapas da organização de um evento esportivo? Por onde começar? Devo contar com apoio de patrocinadores? Como divulgar meu evento? De que forma posso fazer as vendas online dos ingressos?

A regra número um de qualquer evento bem organizado é o planejamento bem feito e, com base nessas perguntas, vamos auxiliar você a entender melhor como funciona e como desenvolver as etapas da organização de um evento esportivo.

Etapa 1 - Checklist: faça anotações!

Elaborar uma checklist pode ser difícil a princípio, no entanto, anotar todos os passos, dúvidas e futuros procedimentos, é uma das maneiras mais eficazes para efetuar um planejamento com sucesso.

Ao anotar todos os afazeres, reuniões e ideias, o índice de erros torna-se bem menor e, além disso, facilita o planejamento das etapas.

No momento de elaborar a checklist, você pode optar por desenvolver mais de uma lista, afinal, não pense que uma lista de tarefas necessita ser minimalista para ser útil.

Por exemplo, uma lista geral, com temas específicos e abrangentes, como:

• patrocinadores;
• fornecedores;
• financeiro;
• ingressos; e
• locais.

Em outra lista menor, especifique estes pontos, por exemplo. É possível criar uma lista com o nome de todas as lojas em que foi feito o contato, anunciando sobre o evento e realizando um possível pedido para patrocínio.

Desta forma, você mantém o controle e evita erros, como entrar em contato duas vezes com o mesmo estabelecimento ou acabar esquecendo de estabelecer a comunicação com algum comércio.

Etapa 2 - Tipo de evento

Para saber como organizá-lo, é preciso saber primeiro qual o tipo de evento esportivo você deseja promover.

Parece bem óbvio, é verdade, mas somente com isso em foco é que será possível escolher o local e outros aspectos: a partir do momento em que você sabe qual tipo de atividade irá promover.

Em outras palavras, imagine que você primeiro escolhe o local e somente depois decide o tipo de evento que vai realizar.

Nessa situação, caso a atividade escolhida necessite de mais espaço do que você conseguiu no local escolhido, o trabalho realizado para essa contratação teria sido completamente em vão.

Sendo assim, tenha em mente e anote na checklist a sua primeira tarefa: escolher o tipo de evento esportivo.

Você pode escolher entre:

• torneios;
• gincanas;
• desafios;
• campeonatos;
• olimpíadas;
• jogos;
• festivais; e
• encontros.

Depois de ter decidido o tipo, comece a procura pelo local ideal, um que comporte o número de pessoas que você espera.

E, em seguida, decida:

• o nome do evento;
• dia e horário;
• público-alvo; e
• se será aberto ao público ou privado.

Vale ressaltar que, caso você opte por algum evento aberto, como organizar uma corrida de rua, por exemplo, será necessário verificar os alvarás e as licenças obrigatórias para utilizar o espaço público.

Por isso, no momento da decisão, analise quais os documentos precisará para poder realizar cada tipo de evento.

Etapa 3 - Patrocinadores

A fim de conquistar patrocinadores?

Então, você precisa saber como agir para que comerciantes e empresários possam investir no seu projeto e auxiliar com os custos.

Para isso, é necessário definir quem será o público-alvo do seu evento: por exemplo, caso seja um esporte como futebol masculino, procure por patrocinadores que tenham como clientes homens e atletas.

O intuito dos patrocinadores é ser visto pelo público que futuramente irá consumir o produto e, nestes casos, para conseguir um número significante de patrocinadores, pense na visibilidade que seu evento pode proporcionar para a empresa patrocinadora.

Procurar por empresas que já tenham o costume de patrocinar eventos como o seu também aumenta a sua chance de conseguir um patrocínio, por isso é fundamental a pesquisa de mercado.

Etapa 4 - Marketing

Como para qualquer segmento nos dias atuais, o marketing é uma etapa importantíssima para a divulgação do seu evento esportivo.

É através de uma boa divulgação que você o tornará conhecido e, por consequência, conquistará atletas e público - afinal, qualquer jogo ou esporte só existe e fica muito mais divertido quando conta com uma torcida animada e significativa, certo?

Sendo assim, pense em maneiras de divulgar e efetuar o marketing com qualidade, lembre-se de que uma boa campanha de marketing faz com que seu evento ganhe mais credibilidade, visibilidade e público e, como resultado, será mais fácil conseguir patrocinadores e participantes.

Existem alguns meios eficazes de divulgação, como:

• divulgação impressa;
• telecomunicações, como TV e rádios; e
• internet e mídias sociais.

Sem dúvida alguma, a internet atualmente é o meio de divulgação com maior eficiência quando o assunto é alcance de pessoas, isto porque é nela que você consegue alcançar o maior número de pessoas e com uma abrangência de idade significativa.

Anote na sua lista de tarefas a palavra marketing e, ao lado, coloque “Marketing digital e gratuito”, para que você se lembre de que é possível divulgar o seu evento gratuitamente e com boa qualidade, utilizando apenas as mídias sociais, como Instagram, Facebook, Twitter e TikTok.

Etapa 5 - Venda de Ingressos

A venda de ingressos é a parte mais importante, porque é através dela que você consegue arrecadar verba para custear todos os gastos que foram necessários para a realização do mesmo.

Também é através da venda de ingressos que o público tem a primeira impressão em relação à organização do evento e, como diz o ditado popular: “a primeira impressão é a que fica”.

Sendo assim, uma maneira de inovar, cativar e facilitar a vida das pessoas que procuram pelo seu evento e por praticidade na hora de adquirir os ingressos, é possibilitar a opção de venda online.

Para isso, é necessário que você encontre uma plataforma de venda online de ingressos completa e segura, que proporcione funcionalidades completas, como:

• controle total dos ingressos vendidos;
• pagamento integrado à plataforma; e
• controle de valores a receber.

Essas etapas podem auxiliar o seu planejamento e facilitar a sua organização, auxiliando o seu controle e facilitando o seu trabalho.

Se você se interessou, basta entrar em contato com a Atletis, pois o nosso time está esperando para tornar o seu evento merecedor do primeiro lugar no pódio!