O segredo para realizar uma boa competição esportiva é focar na experiência de todos os participantes, dos atletas aos espectadores. Além disso, muito mais importante do que planejar grandes surpresas, é garantir que qualquer imprevisto seja tratado com agilidade e eficiência. Comunicação redondinha, equipe sintonizada e monitoramento de todo o evento entram nas prioridades!
Se você já tem tudo programado, parece até que nada pode dar errado, mas, na prática, nem sempre acontece assim.
E não se engane achando que as coisas vão dar certo mesmo sem pensar à frente: o planejamento de um evento esportivo é essencial e está diretamente ligado à qualidade da competição e, mais do que ele, é justamente a forma como você coloca em prática o que estava “no papel” que faz do acontecimento um sucesso ou o transforma em um plano infalível – como aqueles do Cebolinha…
Confira, a seguir, como garantir que nada atrapalhe a experiência dos participantes, a começar por aspectos realmente importantes e faça com que todos os envolvidos queiram repetir a dose da sua competição o mais rápido possível!
O que faz parte de uma competição?
Uma competição e, mais especificamente, um evento esportivo deve ter objetivos claros e público-alvo bem definido. O perfil dos atletas que você quer que participem também deve estar devidamente alinhado.
Precisa definir quem vai fazer parte do momento que você está organizando? É importante buscar a resposta para algumas perguntas que destacamos logo abaixo.
- A competição é de alta performance?
- Quais os pré-requisitos para a inscrição?
- O foco está em participantes mais casuais (atletas amadores) ou em atletas profissionais?
- O evento é puramente recreativo ou não?
A partir das respostas, ficará mais fácil firmar as características da competição!
Como definir características de uma competição esportiva?
Fica muito fácil definir suas características sabendo para quem é a competição, quais os possíveis interessados em acompanhá-la como convidados ou pagantes de ingressos, quanto tempo ela vai durar, quais serão as premiações e o tipo de patrocínio esportivo recebido, se houver.
Falaremos a seguir sobre aspectos fundamentais para o sucesso, mas, antes, um lembrete! Não importa a modalidade escolhida, além do objetivo do “ jogo”, é importante ter em mente o objetivo do evento.
Se a ideia é promover um esporte, criar uma ação beneficente ou mesmo arrecadar fundos, é imprescindível ter em mente que o planejamento e a execução precisarão ser considerados de acordo com esse objetivo.
Isso pesa bastante na hora de realizar uma competição, então, para não ter nenhum tropeço ou chutar fora do gol, confira um guia para colocar seu plano em ação a seguir. Fique atento(a) para adequar as ações de acordo com sua meta.
Enfim…
10 dicas de como é realizada uma competição esportiva de sucesso
O segredo para ações bem-sucedidas no ramo dos esportes é simples: tenha foco em agregar experiências ao evento esportivo para todos os participantes. Isso significa não só garantir que os atletas sejam bem servidos e tenham uma prova de primeira, mas satisfazer o público que acompanha a competição.
Considere espectadores e até a imprensa: todo mundo precisa vivenciar tudo de forma agradável!
E sabe o que é mais curioso? Para a experiência ser gratificante para todos, não é preciso criar algo extraordinário. É muito mais uma questão de não gerar desconforto e isso está diretamente relacionado ao preparo diante de imprevistos – plano A, B, C… Z, se precisar!
Vem conferir dicas para não fazer feio no dia do evento.
1. Faça um cronograma detalhado e acessível
Um cronograma minucioso que englobe todas as atividades do evento, desde a chegada dos participantes até a cerimônia de encerramento, faz parte de qualquer planejamento bem-sucedido.
Ele é feito para garantir que todos os envolvidos estejam cientes dos horários e prazos e, ao mesmo tempo, precisa estar disponível e ser de fácil acesso para consulta. Isso inclui a equipe organizadora, o time de apoio, os atletas, os fornecedores etc.
2. Trace um plano eficiente de comunicação
Para realizar a sua competição, planeje e viabilize canais de comunicação claros e eficientes e fique em contato com todos os envolvidos no evento. Utilize aplicativos de mensagens nos dias que antecedem ao acontecimento, rádios comunicadores durante as atividades e até sistema de alto-falantes para conversar com o público e os atletas se for preciso.
Lembre-se: todos precisam ser informados prontamente sobre alterações de horários, instruções importantes e, principalmente, eventuais problemas!
Quanto mais eficiente for a comunicação, mais rápido os incidentes serão tratados e menores as chances de a experiência dos participantes sofrer com imprevistos e situações indesejadas.
3. Crie checklists e listas de tarefas
Um checklist para eventos é a ferramenta fundamental para garantir a execução do seu planejamento.
Ele pode ser uma lista de tarefas para cada área e equipe, por exemplo, ou para você mesmo(a) e ajudará a fazer com que todas as atividades aconteçam adequadamente – desde a configuração das instalações até a logística de alimentação e premiação, sobre a qual falaremos a seguir.
Como os checklists, independentemente de quais forem, devem ser focados em questões específicas, não faça (jamais!) uma lista única de tarefas ou pendências. Opte por ter suas pendências segmentadas para que informações válidas para os times cheguem corretamente até eles e não nas mãos de outra equipe que não vai entender nada!
4. Pense na coordenação das equipes
E por falar em equipes, preocupe-se em decidir como elas serão coordenadas! Se houver voluntários auxiliando no local, é preciso que eles tenham uma supervisão dedicada às suas atividades, por exemplo, assim como os atletas, o pessoal da comida etc.
Realize reuniões antes do evento com cada time e seus respectivos coordenadores para explicar funções e responsabilidades e não esqueça que eles também precisam de ferramentas para comunicação, seja ela individualizada ou por pontos de acesso. Evite acumular funções.
5. Priorize a sinalização e o direcionamento de participantes e convidados
Mais um ponto importantíssimo! Sinalize, de forma clara, vestiários, áreas de aquecimento, banheiros, arquibancadas e pontos de venda.
Se o local do evento for muito amplo, use marcações intermediárias, por exemplo, avisando que o banheiro masculino e feminino estará alguns metros à frente e, depois, apontando para onde eles estejam de fato.
Delimite locais como filas ou áreas exclusivas também! Isso ajuda a evitar aglomerações e aprimora a experiência do público.
6. Controle o acesso e segurança
Os bastidores do evento não devem ter acesso livre, por isso, estabeleça pontos de controle na entrada de áreas restritas e monitore também a chegada de atletas e convidados, pedindo a devida apresentação das inscrições e dos ingressos e providenciando seguranças capacitados para fazer a revista em homens e mulheres.
Faça questão, ainda, de ter uma equipe treinada para monitorar todo o espaço e responder a emergências.
Além de cuidar da integridade dos participantes e espectadores, a equipe de segurança também é um fator que afeta diretamente a experiência de todos. Sentir-se seguro em qualquer ambiente é determinante para a percepção – positiva ou negativa – de qualquer participante de evento.
7. Garanta a alimentação e pontos de hidratação
Garanta que haja uma oferta adequada de alimentos e bebidas para atletas, equipe e espectadores. Planeje com antecedência a quantidade de comida necessária, se será vendido ou fornecido algum tipo de suco ou refrigerante, além de água e forneça opções saudáveis e energéticas.
| ➡Pontos de água potável para hidratação de todo mundo não podem faltar! |
Se seu evento tem parte do público composto apenas por espectadores, vale a pena estabelecer parcerias para que sejam oferecidas opções variadas de comes e bebes diferentes das oferecidas aos atletas.
8. Considere contar com cobertura fotográfica e de mídia
Mais um ponto que merece a sua atenção! Durante o planejamento, é importante contratar fotógrafos profissionais ou fazer parcerias com eles para ter registros da(s) prova(s) e do evento como um todo.
Também vale muito a pena convidar a mídia local, por isso, pense em uma área de bastidores para que todos possam trabalhar em um espaço adequado.
Sinalize aos atletas que haverá fotografia e filmagem e peça para que eles concordem com a cessão de sua imagem pessoal para uso, por você, nas redes sociais da competição e para outros fins. Ter essa cláusula apresentada na hora da inscrição faz parte do projeto esportivo, inclusive.
Se um dos objetivos de seu evento é promover uma marca ou atrair atenção da mídia, é recomendável que pelo menos uma pessoa fique responsável por fazer assessoria para esses profissionais.
9. Monitore e solucione problemas
Não “desencane” dos problemas só porque o evento estará acontecendo e faça questão de monitorá-los e solucioná-los. É a sua imagem que está em jogo!
Você já vai ter uma equipe de segurança pronta para agir em emergências, então, conte com ela.
E se a competição for de grande porte, pense em outras alternativas de monitoramento e talvez até em outra equipe, que servirá de meio de campo para os agentes.
Essa será a inteligência por trás da ação e envolverá: reconhecimento do local da competição pelos seguranças antes do dia do evento, suporte durante as atividades e verificação do espaço no final do dia.
10. Use a tecnologia como ferramenta de gestão
Por último, para alcançar os mais altos níveis de sucesso e credibilidade com o seu evento, você com certeza precisará de uma ferramenta capaz de centralizar o máximo das informações procuradas por atletas e convidados.
Uma solução online de organização de competições, como a Atletis, costuma ser adotada para fazer o papel de um elemento de integração de dados, notícias e novidades que vão desde a divulgação até o relacionamento entre você, que organiza, e os participantes – mesmo após a(s) prova(s)!
Sem esse recurso, tudo poderá se complicar bastante e as chances de um tropeço aumentam também. Com ele, por outro lado, nenhuma informação vai ficar para trás durante o planejamento e a execução do evento.
A experiência também depende da praticidade, não acha? De uma boa alimentação e recepção, das interações entre as pessoas – especialmente se algo dá errado – e de tudo o mais que mencionamos no decorrer deste artigo.
Um evento bem organizado tem muito mais chances de se tornar um fenômeno entre atletas e convidados do que aquele sem organização alguma e um problema bem resolvido pode ser muito mais marcante do que problema nenhum.
Pode confiar nessa lição: ela foi aprendida pelos nossos especialistas com muitos anos de prática! Quer saber mais?
O que aprendemos com as competições esportivas?
Cada evento deixa um aprendizado ainda maior sobre a oportunidade que todos nós temos de superarmos um desafio, o que vale mesmo para quem não termina em primeiro lugar. Outro aprendizado tem a ver com o principal segredo para o sucesso: a garantia de uma boa experiência.
Seja no momento do planejamento ou na sua execução, o foco de quem organiza competições deve sempre estar em garantir a melhor experiência possível, o que não necessariamente significa ausência de erros ou a perfeição completa – mas fazer o possível para se chegar lá.
Então, como levar a gestão de um evento ao topo do pódio?
Planejamento e execução acontecendo de forma integrada, assim como eventuais feedbacks após a competição, vão ajudar muito nessa busca por oferecer o melhor possível para todos os envolvidos na competição.
Integre e acompanhe tudo online, resolvendo questões práticas, como cadastro e divulgação de informações, sem complicação. Simplifique a vida dos atletas, direcionando-os para uma página só do seu evento e sinalizando como fazer as inscrições em apenas alguns passos.
Confira como funciona a ferramenta para organização de eventos da Atletis e lembre que a diferença entre querer ser campeão e se tornar um está no preparo!
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