Para organizar um evento esportivo e movimentar sua cidade com o poder do esporte, você deve fazer um planejamento bem detalhado, escolher o tipo de competição, as modalidades esportivas e o lugar para sediá-lo, além de reunir uma boa rede de suporte e caprichar na divulgação.
Afinal, mesmo que o estilo e o tamanho do evento influenciem na organização e no número de pessoas envolvidas nos bastidores, existe uma sequência básica de etapas que devem ser seguidas para garantir o sucesso de uma produção esportiva.
Foi com essa premissa em mente que este guia para organizadores de eventos esportivos foi criado. Aproveite!
O que é preciso para organizar um evento esportivo?
Antes de colocar a mão na massa, você precisa:
- definir o tipo de competição e a modalidade esportiva;
- segmentar o público-alvo do evento;
- estimar o tamanho da produção e da equipe envolvida;
- se informar sobre detalhes burocráticos de alvarás na prefeitura; e
- pensar sobre como será feita a venda dos ingressos.
Convidar atletas ou personalidades do esporte, pensar sobre a distribuição e acomodação dos participantes e da torcida, decidir a respeito das premiações, preparar kits e lembrar de checar a previsão do tempo antes de marcar a data também são pontos importantes.
Do mesmo modo, se informar sobre os tipos de eventos esportivos para iniciar uma organização que dê resultado é indispensável.
Quais são os tipos de eventos esportivos?
Um evento esportivo pode acontecer no formato de um campeonato, torneio, jogo, gincana ou partida.
- Campeonato: todos os participantes se enfrentam pelo menos uma vez durante o evento. Este formato tem uma duração maior, e requer mais gente envolvida na sua organização.
- Torneio: todos os participantes se enfrentam em grupos até que sobre apenas um vencedor, por isso, esta é uma competição mais curta que o campeonato.
- Jogos: um mesmo evento sedia diversas modalidades simultaneamente, em um curto espaço de tempo.
- Gincana: reúne várias competições esportivas e tem regras mais flexíveis, recebendo times mistos e jogadores de idades diferentes.
- Partida ou prova avulsa: é um evento dedicado a um jogo ou prova só.
Você vai ver que essa decisão é super importante no tutorial que vem a seguir, afinal, tem um passo só para ele neste guia sobre como se organiza um evento esportivo.
Como organizar um evento esportivo: passo a passo com 10 etapas
Monte seu checklist, escolha o tipo de competição e as modalidades esportivas participantes, defina o local e monte um time caprichado para ajudar você nas próximas fases dessa organização.
Conheça, a seguir, as etapas para organizar um evento esportivo e cruzar a linha de chegada com sucesso!
1. Monte um checklist detalhado
Faça uma lista com tudo o que você precisa para fazer um evento que deixe um “gostinho de quero mais”: autorizações que precisa tirar, orçamentos que precisa fazer, profissionais que devem ser contratados, voluntários para evento esportivo, criação de um organograma com os responsáveis por cada uma das tarefas etc.
Para melhorar a “organização da organização”, segmente o checklist de acordo com o momento das ações, assim: pré-evento, evento e pós-evento. Acredite, vai ajudar!
2. Escolha o tipo de competição e as modalidades esportivas
Escolher o tipo de competição e as modalidades esportivas que farão parte da programação é uma das etapas mais importantes do processo de organização, como você leu anteriormente, e decidir entre um campeonato, um torneio, um jogo, uma gincana ou uma prova avulsa é primordial para decidir o local do evento, delimitar datas e horários e definir o orçamento.
Decidir o número de modalidades esportivas também vai ajudar nessa missão, já que, por exemplo, se você pensa em organizar um evento de surfe, o campeonato pode ser o formato mais apropriado, mas, se a ideia é organizar uma corrida de rua, a prova avulsa já dá conta.
Tome o tempo necessário nessa etapa e só passe para a próxima quando você tiver certeza do que deseja e procura.
3. Defina o local do evento
Neste momento, leve em conta não só o local para a prática do esporte, acolhimento do público e arquibancada, mas também, se possível, um espaço fechado para vestiário com chuveiros e banheiros disponíveis, um lugar para aquecer e alongar, para fazer refeições e por aí vai.
Independentemente se o lugar for aberto ou fechado, o importante é que seja um ambiente espaçoso, seguro e que comporte o público esperado para o evento sem imprevistos.
Além disso, depois de bater o martelo sobre a localização, não esqueça de garantir o aval e todas as permissões necessárias dos órgãos públicos, como o Corpo de Bombeiros e a prefeitura da sua cidade.
Sem essas documentações em mãos, você não pode seguir com a realização do tão sonhado grande dia!
4. Monte uma equipe confiável e experiente
Nesta etapa, o melhor conselho de gerenciamento que você pode receber é: não tente fazer tudo sozinho(a), mesmo que a produção seja pequena.
Monte uma equipe de confiança e, de preferência, experiente no ramo de organização de eventos para trabalhar com você, e divida as tarefas, designando um responsável para cada grupo.
Pense também no pessoal que não participará da organização, mas atuará no dia do evento, afinal, juízes, comentaristas, socorristas, enfermeiros e seguranças são a chave para uma programação tranquila e que exale espírito esportivo.
Por fim, monte um staff de apoio para cuidar da limpeza e do reabastecimento de água e alimentos, por exemplo. Se necessário, também considere contratar uma equipe especializada em segurança para eventos esportivos.
5. Contrate bons fornecedores
Os participantes do evento não vão culpar seus fornecedores se suas experiências forem ruins, vão culpar você. Por isso, é responsabilidade da pessoa organizadora do evento contratar bons fornecedores e evitar que a sua produção fique “mal falada”.
Quem não lembra do bafafá dos medalhistas olímpicos durante os últimos Jogos reclamando que suas medalhas de bronze estavam descascando, né?
Firme boas parcerias para organização das premiações, brindes e kits, disponibilização de equipamentos esportivos, aluguel do local, aparelho de som, alimentação etc., e esteja sempre um passo à frente das críticas.
6. Busque patrocínios esportivos
Você não precisa arcar com todos os custos sozinho(a), principalmente se o seu evento esportivo tiver o poder de movimentar a economia da cidade e impactar positivamente os comércios locais.
Com uma visibilidade legal, dá para apostar no apoio de marcas maiores e permutar a produção do kit atleta ou da bebida fornecida no local, dentre outras parcerias ainda mais benéficas – tem patrocinador esportivo que até fornece os modelos de medalhas que serão usadas na premiação!
E não deixe de pedir o incentivo da prefeitura do município também, até porque a própria cidade vai se beneficiar de sediar a competição, e o governo municipal pode facilitar a organização e policiamento de ruas e tráfego ao redor do local escolhido, além de trazer ainda mais credibilidade para a iniciativa.
7. Use uma plataforma de organização de eventos esportivos
Com boa parte da competição organizada, você já pode começar a divulgação e venda dos ingressos. Ter um ou dois pontos de venda pode ser legal, mas só esse formato não é suficiente para atrair e atender ao público-alvo que vem de outras cidades.
Uma plataforma de organização e venda de ingressos de eventos esportivos facilita o processo porque, após a compra – que também acontece de forma mais prática e segura –, o atleta recebe o ticket direto no e-mail e pode apresentá-lo diretamente no celular no dia da prova.
E essa facilidade também se estende a você, que recebe um relatório completo de inscritos para agilizar o processo de check-in dos participantes no grande dia – e também depois do evento, para analisar todos os resultados em vendas, participação, público-alvo e afins.
8. Divulgue o evento dentro e fora das redes sociais
Faça posts online e aproveite o fato de que as melhores plataformas de venda de ingressos disponibilizam uma página exclusiva para o seu o evento para divulgá-la entre os seus círculos. No mais, movimente suas mídias pessoais com a divulgação do campeonato.
Na divulgação offline, aposte na colocação de cartazes em pontos estratégicos da cidade, como academias e clubes, e não menospreze a divulgação boca a boca: se possível, conte com o marketing de influência, investindo no alcance de influenciadores locais para chamar a atenção de mais gente nos ambientes off e online.
Tudo vale para fazer a “palavra” da sua iniciativa chegar mais longe.
9. Acompanhe o grande dia de camarote
No grande dia, sua função será monitorar todas as modalidades e setores de perto, acompanhando sua equipe de confiança e ficando de olho em todas as pontas da competição, sem exceção, para evitar imprevistos.
Sem contar que sua presença gera autoridade e dá um rosto para o evento, então, não tenha medo de aparecer e criar laços com os participantes. Isso até contribui para que eles se sintam animados em participar das próximas edições.
10. Faça um pós-evento de respeito
A organização de campeonatos e eventos desportivos de sucesso não termina no apito final, por isso, entre em contato com os participantes e faça um pós-evento "de respeito”, com pesquisas de feedback, agradecimento especial e até distribuição de brindes surpresa se o orçamento permitir – ou mesmo cupons de desconto para a próxima edição!
O bacana de tudo isso é que, se você contar uma plataforma de gestão de inscrições para eventos esportivos, como indicado mais acima, você terá um banco de dados com todas as informações que precisa para entrar em contato com os participantes e surpreendê-los.
Essas informações serão ainda mais úteis quando você planejar seu próximo evento esportivo, portanto, aproveite!
Prontinho: pode riscar do seu checklist de tarefas a pesquisa sobre como fazer um bom planejamento de evento esportivo! Seguindo o passo a passo que você acabou de ler, pode ter certeza que sua competição vai levar medalha de ouro para casa.
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